Wirtualna asystentka oszczędnością dla firmy

Każda osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą ma na głowie sporo spraw. Firmę należy bowiem zarejestrować w odpowiednich urzędach, potem znaleźć księgową, klientów, mieć rezerwę finansową na składki ubezpieczenia społecznego i wiele wiele więcej. W tym całym stresie trzeba jeszcze znaleźć czas na… pracę. Często jednak, szef firmy nie tylko musi obsłużyć swoich klientów i zadbać o płynność finansową, ale również (a może przede wszystkim) zaplanować spotkania, zorganizować biuro i czas pracy, czy odpisać na e-maile. Z powodu natłoku spraw, niektórzy przyszli przedsiębiorcy, już na początku swojej drogi biznesowej decydują się na współpracę z wirtualną asystentką. Czy to dobry krok dla firmy? W artykule szczegółowo odpowiemy na to pytanie, wskazując, jakie oszczędności można uzyskać dzięki korzystaniu z usług wirtualnej asystentki.

Pomoc przy rejestracji firmy

Być może nie wiesz, lecz obecnie na rynku bez problemu można odnaleźć wirtualne asystentki, które sprawnie zarejestrują Twoją firmę. Bez względu na to, czy będziesz prowadził jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę, zlecenie rejestracji firmy profesjonaliście wyjdzie Ci na dobre. Dlaczego? Jest to ogromna oszczędność czasu (który możesz poświęcić na pozyskiwanie pierwszych klientów). Masz również pewność, że wszystkie sprawy urzędowe będą załatwione tak, jak należy. Jako początkujący przedsiębiorca możesz nie zdawać sobie sprawy, że „zasada jednego okienka” przy rejestracji firmy, nie zawsze sprawdza się w praktyce. Musisz uzyskać wpis do CEIDG, nr NIP/REGON, wybrać sposób opodatkowania, zastanowić się, czy musisz/chcesz być podatnikiem VAT. Obowiązki związane z otworzeniem firmy to długa lista. Warto zatem zastanowić się, czy nie zlecić tego osobie, która zrobi to sprawniej, oszczędzając Ci stresu i czasu.

Oszczędności związane ze współpracą z wirtualną asystentką

Aby uzmysłowić sobie, jak duże oszczędności generuje współpraca z wirtualną asystentką, musisz wiedzieć, w jakich obszarach otrzymasz od niej pomoc. Wymienimy tu tylko kilka podstawowych zadań wirtualnej asystentki:

• organizacja biura i Twojego czasu – początki biznesu to zawsze nieprzespane noce, mało czasu, mnóstwo spraw na głowie. Jednakże nieustanne bycie zajętym nie zawsze idzie w parze z dużymi zarobkami. Zamiast zastanawiać się nad tym, jak rozplanować spotkania z klientami i kontrahentami oraz gdzie wynająć biuro i jak je umeblować – możesz te zadania całkowicie zlecić wirtualnej asystentce. Nie dość, że zaoszczędzisz czas, to i pieniądze – jest to bowiem osoba, która w takich zadaniach ma ogromne doświadczenie i nie popełni żadnych błędów, sprawiając, że Twoje wysiłki będą bardziej wydajne i przyniosą większe zyski.
• prowadzenie korespondencji (tradycyjnej oraz e-mailowej) – możesz być pewny, że po rozpoczęciu biznesu będziesz otrzymywał bardzo dużo wiadomości e-mailowych: czasem od obecnych klientów, czasem od osób zainteresowanych współpracą. Czasem dostaniesz również e-maile, które nie będą dla Ciebie ważne – stracisz jednak sporo czasu na ich czytaniu i odpisywaniu. Te zadania również może wykonywać za Ciebie wirtualna asystentka.
• prowadzenie spraw księgowych oraz kadrowych – zamiast decydować się na zatrudnienie księgowej, możesz wszystkie sprawy związane z rozliczeniami zlecić wirtualnej asystentce, która kompleksowo zajmie się Twoim biznesem. Współpraca z jedną osobą z pewnością okaże się tańsza, niż zatrudnianie księgowej, a oprócz niej wirtualnej asystentki lub innej osoby odpowiedzialnej za drobne, powtarzalne czynności w firmie.
• sporządzanie pism urzędowych i pomoc prawna – pismo z Urzędu Skarbowego, ZUS, czy innej instytucji rzadko oznacza coś dobrego. Początkujący przedsiębiorca może nieświadomie popełnić błędy w wyniku czego straci pieniądze, np. z uwagi na nałożoną karę. Ponadto, pisma urzędowe najczęściej mają określony termin na ustosunkowanie się. Co jednak zrobić, gdy masz mnóstwo pracy, a dodatkowo musisz odpisać na pismo, które napisane jest zawiłym, prawniczym językiem? Takie zadanie również możesz zlecić wirtualnej asystentce. Dzięki temu z pewnością oszczędzisz nerwy, czas, a także pieniądze – bowiem w Twoim imieniu urzędom odpisywać będzie profesjonalista.

Zatrudnienie pracownika zamiast wirtualnej asystentki

Jak widzisz, dzięki wirtualnej asystentce możesz zyskać sporo oszczędności, gdyż najczęściej taka osoba wykonuje szeroki wachlarz działań.

Część osób na początku prowadzenia biznesu próbuje wszystko „ogarnąć” samemu, a gdy już nie wyrabia się czasowo – zatrudnia pracownika. Warto jednak zastanowić się, czy faktycznie rekrutacja nowej osoby do firmy to lepsza decyzja niż rozpoczęcie współpracy z wirtualną asystentką.

Po pierwsze, nowy pracownik zawsze wiąże się z przeprowadzeniem procesu rekrutacyjnego. Jeżeli jeszcze nigdy nikogo nie zatrudniałeś, możesz nie wiedzieć, że nie jest to łatwe zadanie. Nie bez przyczyny na rynku pojawia się coraz więcej agencji zatrudnienia. W pierwszej kolejności musisz przygotować ogłoszenie o pracę, w którym napiszesz: kogo poszukujesz, co oferujesz, czego wymagasz itp. Już samo to jest czasochłonne. Następnie musisz przeanalizować setki CV, odbyć kilkadziesiąt rozmów i dopiero zatrudnić pracownika. W tym zakresie współpraca z wirtualną asystentką niesie za sobą dwie korzyści: korzystając z usług takiej osoby nie musisz prowadzić rekrutacji, a gdy już naprawdę będziesz potrzebował zatrudnić kogoś do pomocy – wirtualna asystentka może przeprowadzić cały proces za Ciebie.

Po drugie, przed zatrudnieniem pracownika, musisz stworzyć miejsce pracy. To z kolei wiąże się z dodatkowymi kosztami (takimi, jak np. dodatkowe biurko i laptop, czy dodatkowe składki na ubezpieczenia społeczne). Ponadto tworząc stanowisko pracy w swojej firmie, szczególnie na początku jej funkcjonowania, nie jesteś w stanie przewidzieć, czy cały czas będziesz mieć wystarczająco pracy dla nowej osoby. Z drugiej strony nie wiesz, jak będzie pracować nowy pracownik i czy spełni Twoje oczekiwania. Natomiast rozpoczęcie współpracy z wirtualną asystentką nie rodzi takich wątpliwości. Płacisz jej bowiem jedynie za wykonane zadania / przepracowane godziny. Niestety w przypadku zatrudnienia pracownika, musisz stale kontrolować efekty jego działań i czas, jaki na nie poświęca. Warto również wspomnieć o tym, że decydując się na korzystanie z usług wirtualnej asystentki, nie musisz dokonywać żadnych zgłoszeń w ZUS, czy załatwiać jakichkolwiek formalności.

Po trzecie, nowy pracownik zawsze potrzebuje szkolenia. Czasem wymaga to dużej ilości czasu, którą mógłbyś przeznaczyć na zdobywanie kolejnych klientów. Zdarza się również, że po szkoleniu okazuje, się, że pracownik nie spełnia Twoich wymagań, a Ty… rozpoczynasz kolejną rekrutację. W przypadku korzystania z usług wirtualnej asystentki sprawy wyglądają zupełnie inaczej. Masz pewność, że Twojej firmie pomaga profesjonalista, który każde zadanie wykona z najwyższą starannością, oszczędzając Ci czasu i pieniędzy.

Po czwarte, gdy już znajdziesz wymarzonego pracownika, załatwisz wszystkie formalności i przeprowadzisz szkolenie, musisz mieć świadomość, że zawsze może zrezygnować z pracy u Ciebie. Wiele raportów dotyczących działalności biznesowej potwierdza, że rotacja pracowników to jeden z największych kosztów w wydatkach firmy. Zastanów się, czy możesz sobie na to pozwolić.

Biznes bez pracowników, a z wirtualną asystentką

Opierając się na powyższych rozważaniach, warto przemyśleć, co jest korzystniejsze dla Twojej firmy. Zatrudnienie pracownika, czy rozpoczęcie współpracy z wirtualną asystentką. Nie bez powodu wielu trenerów biznesu otwarcie mówi, że pierwszą osobą, która powinna pojawić się w Twojej firmie, oprócz Ciebie, jest właśnie asystentka. Dzięki niej nie będziesz musiał wykonywać wszystkich drobnych, powtarzalnych spraw, które pojawiają się w każdym biznesie. Zamiast tego skupisz się na myśleniu strategicznym i rozwoju firmy. Warto jednak od razu korzystać z usług profesjonalistów, aniżeli rozpoczynać czasochłonną i kosztowną rekrutację pracownika, która może zakończyć się niepowodzeniem.