Ryczałt za noclegi dla kierowców

Zawodowemu kierowcy, tak samo jak każdemu pracownikowi należy się odpowiedni odpoczynek we właściwych warunkach. Ze względu na swoją specyfikę pracy, przepisy prawa zapewniają mu dodatkowe świadczenia pieniężne. Tzw. ryczałt za noclegi dla kierowców to kwota, którą otrzymuje pracownik przebywający w podróży służbowej. W konsekwencji, przysługuje mu prawo do otrzymania zwrotu kosztów z nią związanych, np. kosztu wyżywienia, czy noclegów.

Temat ten rodzi wiele pytań natury praktycznej. Między innymi to, czy kierowcy pracującemu w transporcie międzynarodowym należy się ryczałt za noclegi w kabinie? Czy pracodawca może w regulaminie wynagradzania wykluczyć obowiązek zapłaty ryczałtu za spanie w kabinie pojazdu?

O tym wszystkim w dzisiejszym artykule. Zapraszamy do lektury.

Ryczałt za noclegi dla kierowców

Ryczałt za nocleg to kwota, którą otrzymuje pracownik w ramach wyrównania kosztów poniesionych podczas podróży służbowej. Co istotne, w przypadku zawodu kierowcy nie stosuje się ogólnej definicji podróży służbowej zawartej w przepisach Kodeksu Pracy.

Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy przewozu drogowego:

• poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz
• inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub wyjazdy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz
• inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział w celu wykonania przewozu drogowego.

Wobec kierowcy istnieje wymóg wyjazdu poza miejscowość, w której mieści się zakład pracy. Każdy taki wyjazd traktowany będzie więc jako podróż służbowa, nazywana potocznie także delegacją.

Podróż służbowa uprawnia do określonego katalogu świadczeń służących pokryciu kosztów związanych z wyjazdem. Zarówno z  tytułu podróży krajowej, jak i podróży zagranicznej, kierowcy przysługują:

• diety krajowe oraz zagraniczne,
• zwrot kosztów noclegów,
• zwrot kosztów innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Co istotne, środki te wypłacane w ustawowych stawkach nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatku dochodowego.

Dieta w czasie wyjazdu

Na wstępie warto zaznaczyć, że celem diety w czasie podróży krajowej jest w szczególności pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, a ich roczne stawki mogą ulec zmianom. Obecnie reguluje je Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Na 2021 rok Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej nie wprowadziło zmian w wysokości stawki diety podróżnej. Od marca 2013 roku stawki diety krajowej są takie same oraz wynoszą przy:

• pełnej diecie – 30 zł;
• ryczałcie za nocleg (150% diety pełnej) – 45 zł;
• ryczałcie za dojazdy (20% diety pełnej) – 6 zł.

Pamiętajmy, że podane stawki to stawki minimalne. W związku z tym, pracodawcy spoza jednostek budżetowych mogą podwyższyć ich wysokość.

Uwaga!

Wypłacając wyższe diety krajowe lub zagraniczne, należy się liczyć się z tym, że nadwyżka dobowa ponad 30 zł (lub kwotę diety określoną w przepisach dla danego państwa docelowego podróży zagranicznej) będzie traktowana jako przychód ze stosunku pracy.

Należy pamiętać, iż wysokość diety uzależniona jest od czasu trwania podróży krajowej, a wyjazdy mieszczące się w ramach doby rozlicza się inaczej niż dłuższe podróże. W związku z tym, odbywając podróż służbową, która trwa mniej niż pełną dobę, pracownikowi:

• dieta nie przysługuje poniżej 8 godzin podróży,
• przysługuje dieta wynosząca 50% diety pełnej, od 8 do 12 godzin podróży,
• przysługuje pełna dieta w przypadku podróży trwającej więcej niż 12 godzin.

Jeśli chodzi zaś o diety zagraniczne – ich wysokość w poszczególnych krajach (w walutach miejscowych) została wyszczególniona w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (poz. 167). Lista znajduje się na końcu pliku.

Zwrot kosztów noclegu

To, czy kierowcy, który w ramach podróży służbowej ma zapewnione miejsce do spania w kabinie pojazdu przysługuje ryczałt za nocleg bywa częstym przedmiotem sporów między kierowcami a właścicielami firm przewozowych.

Dotychczas przyjmowano, że kabina samochodu ciężarowego kierowcy – wyposażona w miejsce do spania – spełnia wymogi zapewnienia bezpłatnego noclegu. W związku z tym, organy oraz pracodawcy zajmowali stanowisko, że w takim wypadku zwrot kosztów noclegu takiemu kierowcy się nie należy. Na przestrzeni ostatnich lat, podejście w tej kwestii znacznie się zmieniło. W szczególności przyczynił się do tego wyrok Sądu Najwyższego z 6 listopada 2018 r. (I PK 145/17). W swoim orzeczeniu odniósł się do dość znaczącej dla branży transportowej kwestii. Wskazał, że sam nocleg w kabinie pojazdu, nawet o podwyższonym standardzie, nie niweczy automatycznie zasadności żądania zasądzenia ryczałtów w związku z podróżą służbową, a może co najwyżej wpłynąć na jego wysokość.

W konsekwencji możemy stwierdzić, że zapewnienie kierowcy możliwości odpoczynku w kabinie pojazdu nie zwalnia pracodawcy całkowicie z obowiązku wypłacenia ryczałtu za nocleg, natomiast uprawnia do jego obniżenia. Ostateczna wysokość ryczałtu za nocleg w kabinie powinna zostać określona np. w:

• regulaminie pracy,
• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie wynagradzania,
• umowie o pracę.