Pomoc przy rejestracji i zmianach w spółce – czy warto?

Rejestracja spółki w polskich przepisach prawnych jest procesem trudnym i skomplikowanym. Niezależnie od wybranej formy prawnej, rejestracja każdej spółki pociąga za sobą szereg wymagań formalnych. Być może zastanawiasz się, czy pomoc przy rejestracji i zmianach w spółce, to konieczność? Może wszystko chciałbyś wykonać sam? W dzisiejszym artykule, na przykładzie spółki z o. o., odpowiemy na następujące pytania:

• W jaki sposób najszybciej zarejestrować spółkę z o. o.?
• Dlaczego warto korzystać z pomocy specjalistów w tym zakresie?
• Czy wszystkie formalności przy zakładaniu spółki z o. o. musisz dopełnić osobiście?

Sporządzenie umowy spółki z o. o. – pomoc przy rejestracji i zmianach w spółce

W celu zawiązania spółki z o. o. w pierwszej kolejności, jej przyszli wspólnicy muszą sporządzić umowę spółki. Powinna ona określać:

• siedzibę spółki,
• przedmiot jej działalności,
• wysokość kapitału zakładowego (minimalny to 5 tys. złotych),
• liczbę i wartość nominalną udziałów należącą do każdego wspólnika.

Oczywiście w umowie spółki z o. o. mogą pojawić się dodatkowe elementy wynikające z szczególnych potrzeb wspólników. Ważne jest, aby przed skonstruowaniem umowy, dokładnie przeanalizować sytuację prawno-biznesową wspólników i odpowiednio zabezpieczyć ich interesy w spółce. Do tego z pewnością potrzeba jest specjalistyczna wiedza i doświadczenie w zakresie zakładania spółek i redagowania umów. Wzięcie gotowego szablonu umowy spółki z o. o. nie jest najlepszym rozwiązaniem. Inwestycja w dobrze skonstruowaną umowę jest konieczna, aby funkcjonowanie spółki nie wiązało się z żadnym ryzykiem. Warto to zadanie zlecić firmie świadczącej takie usługi od lat.

Rejestracja spółki z o. o. w KRS

Obecnie spółkę można zarejestrować w KRS na 3 sposoby – listownie, elektronicznie lub w sądzie. Dokumenty na podstawie których wpisuje się firmę do KRS musisz złożyć w oryginałach lub odpowiednio poświadczonych kopiach. Wymagane jest dostarczenie szeregu dokumentów oraz wypełnionych formularzy KRS. Dodatkowa dokumentacja może dotyczyć m.in.: oddziałów terenowych, sposobu powstania podmiotu, prokurentów, przedmiotu działalności, umowy spółki i danych wspólników. Jest to obszerny katalog, który w zależności od prowadzonej działalności, liczby wspólników i struktury firmy może się różnić. Doradztwo prawne w zakresie poprawnego skompletowania dokumentów wydaje się być rozsądnym, oszczędzającym nerwy i czas wspólników, pomysłem.

Nadanie numeru NIP i REGON – rejestracja spółki z o. o.

REGON to narodowy rejestr podmiotów gospodarki krajowej. Numer nadawany firmom umożliwia ich identyfikację, dostarcza informacje o ogólnej ich charakterystyce oraz służy tworzeniu baz do badań statystycznych. Jest potrzebny w kontaktach z urzędami i instytucjami. NIP (numer identyfikacji podatkowej) to kod umożliwiający identyfikację podatników. Ustawa o NIP nakazuje używanie tego numer na dokumentach dotyczących zobowiązań podatkowych firm. Obecnie istnieje możliwość zwrócenia się o nadanie numerów NIP i REGON już podczas wniosku o wpis do KRS. Trzeba wiedzieć jednak, że wymaga to dołączenia określonych dokumentów i wiąże się z koniecznością przestrzegania ścisłych procedur.

Zgłoszenie spółki do ZUS – pomoc przy rejestracji i zmianach w spółce

Założenie spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym skutkuje tym, że ZUS odnotowuje taką aktywność i rozpoczyna procedurę organizacji części dokumentów. Po otrzymaniu informacji z KRS oraz Urzędu Skarbowego, przygotowuje zgłoszenie płatnika ZUS ZPA, informację o rachunkach bankowych ZUS ZBA oraz informację o adresach prowadzenia działalności ZUS ZAA. Dokumentów z tym związanych nie musisz już zatem dostarczać.

W ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, wspólnicy muszą zgłosić się jako płatnik składek do ubezpieczeń. Dodatkowo do ubezpieczeń społecznych zgłasza się również osoby zatrudnione oraz fakultatywnie członków ich rodzin. Wymaga to dostarczenia dokumentów ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZCNA i ZUS ZFA.  Dokumenty te możesz dostarczyć w wersji elektronicznej lub papierowej. Dostarczenie wszystkich wymaganych dokumentów w terminie przewidzianym prawem sprawi, że ZUS nie będzie kontaktował się z Tobą w celu wyjaśnienia wątpliwych kwestii. To zapewni Ci spokój i, wolną od problemów administracyjnych, głowę.

Zgłoszenie do VAT – rejestracja spółki

Zakładając spółkę stajesz się też płatnikiem VAT. Masz obowiązek zgłosić się do Urzędu skarbowego z wypełnionym formularzem VAT-R. We wniosku musisz określić m.in. okoliczności związane z obowiązkiem podatkowym, informacje o deklaracjach, informacje o transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Należy dołączyć tam również szereg dokumentów, które wymagane są dla poprawnej rejestracji. Urząd Skarbowy zweryfikuje Twoje zgłoszenie i zarejestruje Cię jako płatnika podatku VAT.

Założenie rachunku bankowego

Firmy świadczące usługi z zakresu doradztwa prawnego oferują także pomoc przy zakładaniu rachunku bankowego. Najczęściej przedstawiają zestawienie dotyczące zakresu obsługi rachunku przez różne banki, i mogą wesprzeć Cię w podejmowaniu decyzji dotyczących wyboru najkorzystniejszej oferty. Dodatkowo, wskażą Ci wymagane przez bank dokumenty (m.in. akt zawiązania spółki oraz zaświadczenia o numerze REGON i odpis KRS). Następnie w Urzędzie Skarbowym jesteś zobowiązany do złożenia formularza NIP 8 lub NIP 2, na którym wskażesz numer rachunku bankowego spółki z o. o.

Pomoc przy rejestracji i zmianach w spółce

Pomoc specjalistów będzie nieoceniona także w sytuacjach, w których dokonuje się zmian w strukturze czy formie prowadzenia spółki. Każda zmiana wiąże się z koniecznością weryfikacji aktualności przepisów prawa, czy posiadanych dokumentów. Każda zmiana umowy spółki wiąże się z opłatami dla notariusza (zmiany dokonuje się w formie aktu notarialnego). W przypadku jakiegokolwiek błędu, należy przygotować kolejny akt notarialny i po raz kolejny opłacić notariusza. Ponadto proces modyfikacji zasad w spółce z o. o. jest złożony i czasochłonny. Wsparcie profesjonalistów w tym zakresie na dłuższą metę pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze i czas.

Na każdym etapie rejestracji spółki oraz przy podejmowanych zmianach niezbędna jest pomoc specjalistów. Obszerny katalog koniecznych do pozyskania dokumentów powoduje, że doradztwo prawne w zakresie poprawnego ich skompletowania wydaje się być rozsądnym pomysłem. Oszczędza pieniądze i czas wspólników. Większość z tych działań ma charakter stricte prawny. Poprawne spełnienie wymagań wiąże się z koniecznością posiadania specjalistycznej, fachowej wiedzy. Jeżeli nie jesteś prawnikiem lub nie masz doświadczenia w rejestracji spółki oraz przeprowadzaniu w niej zmian – warto zwrócić się o pomoc do firmy świadczącej obsługę prawną przedsiębiorstw.