Działalność gospodarcza w mieszkaniu a rozliczanie kosztów

Borykając się z trudną sytuacją związaną z koronawirusem, wielu przedsiębiorców wciąż szuka rozwiązań, które pomogą zminimalizować koszty prowadzenia działalności. W związku z tym, że praca zdalna w znacznej większości przypadków spełnia swoją rolę, wielu właścicieli firm postawiło na pracę w tej formule. Dotyczy to również przedsiębiorców, którzy prowadzą firmę na własny rachunek. To oni z kolei coraz częściej rezygnują z najmu lokali, decydując się na pracę ze swojego miejsca zamieszkania. Jednak jakie skutki, w kontekście rozliczania kosztów, wiążą się z tym, że działalność gospodarcza jest wykonywana oraz zarejestrowana w mieszkaniu? Omówieniem tej kwestii zajmiemy się w dzisiejszym artykule. Ponadto dowiesz się z niego, jakie podejście do tego rozwiązania mają obecnie organy podatkowe. Zmieniło się ono bowiem wraz z rozwojem sytuacji pandemicznej w Polsce.

Zapraszamy do lektury.

Koszt uzyskania przychodu odgrywa w tej kwestii najistotniejszą rolę

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, za koszty uzyskania przychodów uznać należy wydatki, które przedsiębiorca poniósł w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. Przy prowadzeniu działalności we własnym mieszkaniu należy w pierwszej kolejności sumiennie rozdzielić koszty prywatne od tych ponoszonych w ramach działalności. W takim przypadku jedynie te drugie mogą stanowić właśnie koszt uzyskania przychodu, dzięki któremu jesteśmy w stanie odliczyć poniesione wydatki.

Jakie są obowiązki przedsiębiorcy chcącego zarejestrować/prowadzić działalność gospodarczą we własnym lub wynajmowanym mieszkaniu?

Po pierwsze, powinien on zgłosić w starostwie zmianę sposobu użytkowania części bądź całości lokalu. W zgłoszeniu tym należy opisać, jak wyglądał dotychczasowy sposób użytkowania lokalu i jak zmieni się on po zarejestrowaniu tam firmy. Do zgłoszenia należy dołączyć szereg załączników, jak:

• opis i rysunek, który przedstawia lokalizację budynku oraz sąsiadujących obiektów budowlanych,
• opis techniczny budynku oraz lokalu mieszkalnego, zawierający charakterystykę nieruchomości, dane technologiczne, dane techniczno-użytkowe oraz wielkość i rodzaj obciążeń,
• oświadczenie, które stanowi, że przedsiębiorca ma prawo do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
• zaświadczenie odpowiedniego organu (wójta, burmistrza lub prezydenta miasta) o tym, że planowany sposób użytkowania lokalu jest zgodny z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego albo decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowaniu terenu w przypadku braku obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
• ekspertyzę techniczną, którą musi wykonać osoba posiadająca uprawnienia budowlane,
• pozwolenia, uzgodnienia i opinie – stosownie do planowanej przez nas działalności.

Poza tym w takim zgłoszeniu należy również określić, jaka część nieruchomości rzeczywiście służy nam do prowadzenia działalności gospodarczej. Na tej podstawie, w odpowiedniej proporcji, zaliczymy poniesione wydatki (koszty uzyskania przychodu) do kosztów podatkowych.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu a rozliczanie kosztów

Jakie opłaty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Przede wszystkim będą to:

• opłaty takie jak czynsz, jeżeli wynajmujemy mieszkanie,
• energia elektryczna,
• ogrzewanie,
• gaz,
• ścieki i wywóz nieczystości,
• woda.

Powyższe koszty będą podlegać proporcjonalnemu odliczeniu według ustalonej procentowej wielkości powierzchni mieszkania przeznaczonej na poczet prowadzenia działalności gospodarczej. Ponadto w ten sposób będzie można również rozliczyć ubezpieczenie OC lokalu mieszkalnego.

Uwaga!

Powierzchnia lokalu mieszkalnego (w metrach kwadratowych) przeznaczona pod działalność gospodarczą z reguły będzie podlegać wyższej stawce podatku od nieruchomości.

Jak wygląda rozliczanie pozostałych kosztów?

• Do kosztów uzyskania przychodu nie zaliczymy kosztów abonamentu za telefon, jeżeli używamy go do celów prywatnych. Najlepszym rozwiązaniem jest założenie firmowego numeru telefonu. Oczywiście, jeżeli chcemy taki wydatek wpisywać jako koszt uzyskania przychodu.
• Sprzęty takie jak komputer, urządzenia biurowe, krzesła czy biurka można zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodu, gdy będą one służyć wyłącznie celom zawodowym.

Stanowisko organów podatkowych w czasie pandemii

W ostatnim czasie stanowisko skarbówki w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z kosztami eksploatacji mieszkania, w którym podatnik prowadzi również działalność gospodarczą, uległo zmianie.

Wcześniej na ogół, aby takie wydatki mogły być kosztem, należało fizycznie wydzielić pomieszczenie w mieszkaniu lub domu, które było przeznaczone do działalności. Obecnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stoi też na stanowisku, że ustawa o PIT nie wymienia jako kosztów niestanowiących kosztu uzyskania przychodów wydatków podatnika poniesionych na eksploatację mieszkania, w którym oprócz zamieszkiwania prowadzi działalność gospodarczą.

Stanowisko to potwierdza chociażby odpowiedź Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej na indywidualną interpretację podatkową o sygnaturze: 0115-KDIT2-3.4011.509.2019.1.MK.

Niemniej jednak zawsze podkreślamy, że do sytuacji każdego przedsiębiorcy należy podejść indywidualnie. Aby być pewnym, czy nasze postępowanie lub interpretacja przepisów są prawidłowe, warto skorzystać z instytucji indywidualnej interpretacji podatkowej.

Działalność gospodarcza w mieszkaniu. Podsumowanie

Wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, ale również działających w formie spółek, często decyduje się na prowadzenie działalności w swoich nieruchomościach (domach, mieszkaniach, lokalach) prywatnych. Działalność gospodarcza w mieszkaniu to z pewnością sposób na uniknięcie dodatkowych kosztów związanych z wynajmem i utrzymaniem biura. Decydując się na takie rozwiązanie, powinniśmy jednak pamiętać o powyższych obowiązkach i prawidłowości rozliczeń. W szczególności dotyczy to kosztów uzyskania przychodu.