Rozwój firmy wiąże się z pojawieniem coraz większej liczby zadań, nad którymi trzeba zapanować. Zastanawiasz się, czy delegować je własnym pracownikom, czy może zdecydować się na usługi zewnętrznych firm? Z dalszej części artykułu dowiesz się, czym jest outsourcing i jakie są jego zalety.

Delegowanie zadań pracownikom a outsourcing – różnice

Delegowanie obowiązków to proces, w którym kadra zarządzająca przedsiębiorstwem lub konkretnym działem przekazuje część zadań pracownikom. Delegowanie nie oznacza jedynie powierzenia określonych czynności, ale wiąże się także z przekierowaniem odpowiedzialności za ich wykonanie oraz uprawieniami niezbędnymi do ich realizacji. Najprościej ujmując, delegowanie zadań można określić jako dzielenie się obowiązkami oraz władzą z innymi – w tym przypadku z pracownikami.

Przekazanie części obowiązków współpracownikom wymaga zaufania oraz wiary w ich umiejętności. Musisz być jednak świadomy ryzyka, osoba, której zostały powierzone nowe obowiązki, może im nie sprostać. Menadżer powinien być przygotowany na taką ewentualność i w początkowej fazie służyć pracownikowi wsparciem. Delegując zadania, należy pamiętać o dokładnym określeniu obowiązków i wymagań, jakie spoczną na pracowniku.

Sposobem na rozwiązanie problemów ze zbyt dużą liczbą zadań powierzonych jednemu pracownikowi jest tzw. outsourcing. Termin ten w dosłownym tłumaczenie oznacza wykorzystanie zewnętrznych zasobów, w praktyce polega on na zleceniu wykonania części zadań zewnętrznej firmie, specjalizującej się w określonej branży. Istotą outsourcingu jest długoterminowe powierzenie funkcji niektórych działów zewnętrznemu podmiotowi, a nie zlecenie wykonania pojedynczego zadania.

Czy warto delegować zadania innym firmom?

Outsourcing wiąże się z wieloma korzyściami, niedziwne więc, że zdobywa coraz szersze grono zwolenników. Delegowanie zadań zewnętrznym podmiotom pozwala skupić się na celach strategicznych oraz realizowaniu misji przedsiębiorstwa.

Co zyska Twoja firma dzięki outsourcingowi? Do jego największych zalet należą:

• Redukcja kosztów związana ze zmniejszeniem etatów oraz brakiem konieczności zakupu sprzętu. Decydując się na współpracę z zewnętrzną firmą, nie ponosisz kosztów wynagrodzenia pracowników, zmniejszeniu ulegają również kwoty przeznaczone na zabezpieczenie socjalne, składki emerytalne oraz chorobowe. Co więcej, przedsiębiorstwo nie musi również inwestować w podnoszenie kwalifikacji personelu;
• Odciążenie pracowników przedsiębiorstwa, którzy będą mogli skupić się na najważniejszych elementach swojej pracy. Outsourcing pozwala zdjąć z pracowników ciężar związany z nadmierną liczbą zadań, dzięki czemu mogą oni skoncentrować się na wykonywaniu tego, co potrafią najlepiej. Zmniejszenie liczby obowiązków, które rozpraszają pracownika, wiąże się najczęściej ze zwiększeniem wydajności pracy.
• Oszczędność czasu i możliwość skupienia się na celach strategicznych. Korzystanie z usług outsourcingowych pozwala skoncentrować się na pozyskiwaniu klientów, zwiększaniu zysków, a także realizowaniu misji przedsiębiorstwa oraz celów strategicznych. Wsparcie procesów i aplikacji, rozwój oprogramowania, rekrutacja pracowników to zadania, które można zlecić zewnętrznym podmiotom.
• Możliwość korzystania z usług ekspertów. Współpraca ze specjalistami zapewnia nie tylko najwyższą jakość świadczonych usług, ale również możliwość wprowadzenia do firmy nowych procesów. Kształcenie personelu wiąże się zazwyczaj z dużymi kosztami i nie zawsze przynosi oczekiwane efekty, przede wszystkim ze względu na brak doświadczenia.

Outsourcing ma również wady…

Podobnie jak delegowanie zadań pracownikom tak i outsourcing niesie za sobą pewne ryzyko. Zatrudniając zewnętrzną firmę, możesz mieć wyobrażenie o jakości świadczonych przez nią usług, niestety nie zawsze będzie to zgodne z rzeczywistością. Do największych niebezpieczeństw związanych z usługami outsourcingu należą:

• Ryzyko związane z udostępnianiem poufnych informacji zewnętrznym podmiotom. Niektóre usługi outsourcingowe wymagają przekazania poufnych danych o przedsiębiorstwie lub klientach. Niestety w tej sytuacji pojawia się ryzyko wykorzystania tych informacji przeciwko Tobie lub Twojemu przedsiębiorstwu. Do zatrudniania firm zewnętrznych należy podchodzić z rozwagą. Najlepiej sprawdzić opinie o potencjalnym współpracowniku, a w przypadku niektórych obowiązków skorzystać jednak z delegowania zadań wewnątrz firmy.
• Niska jakość świadczonych usług. Weryfikacja firmy outsourcingowej powinna dotyczyć nie tylko jej wiarygodności, ale także kompetencji. Powierzenie ważnych obowiązków zewnętrznemu podmiotowi dysponującemu niewykwalifikowaną kadrą nie wróży nic dobrego.
• Nadmierna chęć redukcji kosztów. Cennik – choć ważny – nigdy nie powinien być głównym czynnikiem decydującym o współpracy z zewnętrzną firmą. Redukcja kosztów jest istotnym aspektem korzystania z usług outsourcingowych, jednak nie powinna przesłaniać zdrowego rozsądku. Często próba znacznego obniżenia kosztów wiąże się z zatrudnieniem gorszej firmy.
• Brak kontroli nad niektórymi procesami w firmie. Zlecenie wykonania określonych zadań zewnętrznym podmiotom ogranicza Twój wpływ na to, w jaki sposób zostaną one zrealizowane. Utrata kontroli nad ważnymi procesami może wpłynąć niekorzystnie na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Jakie zadania zlecać firmom zewnętrznym?

Zanim zdecydujesz się na zatrudnienie firmy outsourcingowej, weź pod uwagę, że delegowanie obowiązków zewnętrznym podmiotom nigdy nie powinno dotyczyć zadań, które stanowią główną działalność przedsiębiorstwa tzw. rdzeń biznesu. Jeśli Twoja firma świadczy usługi księgowości, nie zlecaj prowadzenia dokumentacji rachunkowej Twoich klientów innym podmiotom.

Do najpopularniejszych obszarów usług outsourcingowych zaliczają się:

• administracja kadrami,
• administracja systemami informatycznymi,
• audyt wewnętrzny,
• coaching,
• księgowość i rachunkowość,
• logistyka i transport,
• marketing,
• obsługa klienta.

Jak widać, outsourcing ma wiele zalet, nie można jednak zapominać o pewnym ryzyku, które za sobą niesie. Decydując się na współpracę z zewnętrznymi podmiotami, należy podejść do tej kwestii z rozwagą.