Zmiana siedziby spółki – krok po kroku

Zmiana siedziby spółki, czyli miejscowości, w której siedzibę ma organ zarządzający, wiąże się z koniecznością dopełnienia kilku formalności. Ze względu na to, że wiele osób obawia się popełnienia błędu lub pominięcia jakichś ważnych kwestii z powodu przeoczenia, w tym artykule opiszemy krok po kroku, jak należy dokonać zmiany.

 

1. Podjęcie uchwały o zmianie umowy spółki

 

W celu podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki musimy zwołać zgromadzenie wspólników. Jeśli spółka była zawiązana u notariusza, w formie aktu notarialnego należy dokonać również zmian w umowie. W protokole napisanym przez notariusza musi znajdować się treść uchwały, wyniki głosowania ws. zmiany umowy spółki i załączona lista obecności, przy czym lista obecności nie musi zostać potwierdzona notarialnie.

 

2. Zgłoszenie zmian do KRS

 

Po zmianie umowy spółki zarząd ma obowiązek zgłosić zmianę do KRS. W tym celu należy wypełnić odpowiedni formularz – KRS Z3 w przypadku spółki z o.o. , KRS Z1 w przypadku spółki jawnej i spółki komandytowej. Razem z formularzem należy złożyć uchwałę dotyczącą zmiany umowy spółki w formie aktu notarialnego, tekst jednolity umowy spółki z wprowadzonymi zmianami (który również może być przyjęty w formie aktu notarialnego) i uchwałę zarządu o zmianie adresu, ponieważ każda zmiana siedziby wiąże się również ze zmianą adresu (będącym dopracowaniem siedziby, czyli podaniem ulicy i numeru lokalu). Zmiana w KRS wymaga opłaty 250 zł za samo dokonanie zmiany i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, dlatego do formularza dołączyć należy także dowód wpłaty. Wszystkie te dokumenty można wygenerować również w systemie teleinformatycznym S24 i przesłać za jego pośrednictwem.

 

3. Zgłoszenie zmian do urzędu skarbowego

 

Kiedy zmiana siedziby wiąże się ze zmianą adresu miejsc prowadzenia działalności, adresu do korespondencji i miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, należy wysłać do urzędu skarbowego formularz NIP-8. Można złożyć go w formie papierowej lub elektronicznej.

 

Jak widać, zmiana siedziby spółki nie stanowi tak wielkiego problemu, jak mogłoby się wydawać. Po zwołaniu zgromadzenia wspólników spółki i uzyskaniu ich zgody wszystko powinno już „pójść z górki”.