Wirtualna asystentka – czy warto odciążyć się od swoich obowiązków?

Gdy masz wrażenie, że Twój biznes stoi w miejscu i nie rozwija się, a jednocześnie przytłaczają Cię codzienne obowiązki, warto rozważyć pewne zmiany. Idealnym sposobem na zyskanie czasu w znacznej większości przypadków może okazać się wirtualna asystentka. To stosunkowo młody zawód, który zyskał na popularności chwilę przed wybuchem pandemii. W dzisiejszym artykule przedstawimy realne korzyści, jakie płyną ze współpracy z wirtualną asystentką, jednocześnie odpowiadając na następujące pytania:

• Kim jest wirtualna asystentka i na czym polega współpraca z taką osobą?
• Kiedy warto skorzystać z jej usług?

Serdecznie zapraszamy do lektury.

Jak zyskać więcej czasu na swoje istotne obowiązki, które przyniosą nam zysk?

Natłok codziennych czynności, które powinniśmy wykonać w ciągu naszego dnia pracy, może niejednokrotnie przytłoczyć. Skutkować będzie to frustracją, pracą do późnych godzin, aby zrealizować założone sobie zadania, a czasami po prostu niedokładnością. Czy będąc w takiej sytuacji, musimy pomyśleć o zatrudnieniu nowego pracownika?

Niekoniecznie. W realizacji i uporządkowaniu naszych zadań firmowych może pomóc nam wirtualna asystentka, która najczęściej wspiera biznesy online. Pomaga zdalnie przedsiębiorcom, właścicielom firm i freelancerom w ich bieżących działaniach. Czym dokładnie się zajmuje?

Zadania, jakimi zajmuje się wirtualna asystentka

Przede wszystkim należy zacząć od tego, że zawodu wirtualnej asystentki nie powinniśmy mylić z „sekretarką w wersji online”. W praktyce różnica między tymi dwoma zawodami jest bardzo istotna, o czym można się przekonać chociażby wymieniając standardowe zadania wirtualnej asystentki. Najczęściej będą to:

• kontakt z klientami,
• wsparcie administracyjne (prowadzenie kalendarza, układanie harmonogramu dnia i zadań, praca z dokumentami),
• planowanie i organizacja spotkań oraz podróży,
• przygotowywanie prezentacji,
• wyszukiwanie informacji,
• tworzenie, aktualizowanie baz danych,
• dodawanie produktów do sklepów internetowych,
• pomoc w prowadzeniu webinarów,
• zarządzanie projektami,
• pomoc w rekrutacji pracowników.

Jednak to nie wszystko. Wiele wirtualnych asystentek specjalizuje się w węższych dziedzinach i świadczy usługi z tego zakresu. Przykładowo może być to marketing internetowy. Wówczas jest ona w stanie wyręczyć nas w prowadzeniu social mediów i tworzeniu grafik, newsletterów, a także projektowaniu i edycji stron internetowych. Często również może zajmować się stworzeniem oraz prowadzeniem bloga firmowego.

Dodatkowo wirtualna asystentka może także wspierać swojego zleceniodawcę w organizacji spraw prywatnych, jak na przykład rezerwacja wizyty u lekarza czy zrealizowanie zakupów online. Wszystko zależy od tego, na jakie warunki strony się umówią i czy przewidują jakieś granice swojej współpracy.

Wyżej wymienione czynności zasadniczo dotyczą każdego przedsiębiorcy i pochłaniają sporo czasu w codziennym funkcjonowaniu firmy. Jeśli masz własne przedsiębiorstwo, z pewnością jesteś tego świadomy. Oddelegowanie całości lub części z nich kompetentnej osobie pozwoli Ci zaoszczędzić czas, który możesz przeznaczyć na rozwój swojego biznesu lub po prostu na odpoczynek.

Zaznaczyć należy, że zakres usług wirtualnej asystentki będzie zależał przede wszystkim od możliwości i chęci danej osoby. Jednemu przedsiębiorcy może zależeć wyłącznie na odciążeniu w czynnościach związanych z odpisywaniem na maile czy stałym kontaktem z kontrahentami. Inny zaś może wymagać, aby osoba, która podejmuje się współpracy z nim, była wielozadaniowa i potrafiła wykonać zadania na wielu płaszczyznach.

Współpraca długofalowa lub na moment

Współpraca z wirtualnymi asystentkami najczęściej opiera się na modelu B2B. W związku z tym, nie ma konieczności zatrudniania takiej osoby na pełen etat. Oczywiście będzie to zależało od wielkości naszej firmy, jednak zwykle wystarczające okazuje się 20-40 godzin pracy miesięcznie, aby zrealizować wszystkie powierzone zadania. Co za tym idzie, takiej osobie, która przejmuje nasze obowiązki, będziemy musieli zapłacić jedynie za faktyczne godziny jej pracy. Jest to zatem kolejny plus tego rozwiązania.

Kiedy warto skorzystać z usług wirtualnej asystentki?

1. Gdy nie potrzebujesz dodatkowego pracownika, a jedynie przez jakiś czas chcesz wesprzeć się czyjąś pomocą.
2. W sytuacji gdy nie dysponujesz środkami na utworzenie kolejnego stanowiska pracy lub nie chcesz go tworzyć, a potrzebujesz pomocy, delegując część Twoich zadań.
3. Kiedy prowadzenie Twojego biznesu wiąże się z wykonywaniem tych samych zadań, które zajmują Ci zbyt wiele czasu i nie pozwalają się rozwijać.

Coraz częściej z usług wirtualnej asystentki korzystają nie tylko osoby związane z biznesem, prowadzące duże firmy, ale również osoby prowadzące projekty. Do kręgu tych osób oczywiście należy również zaliczyć prowadzących jednoosobowe działalności.

Wirtualna asystentka – czy warto odciążyć się od swoich obowiązków?

Mając na uwadze wszystko, o czym wspomnieliśmy powyżej – wirtualna asystentka to idealne rozwiązanie zawsze wtedy, gdy chcesz rozwinąć swój biznes. Nie ma przy tym znaczenia, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy dużą firmę. Oddelegowanie mniej istotnych zadań pozwoli Ci zająć się tymi o najwyższym priorytecie, które zapewnią Ci oczekiwany rezultat oraz wyższe zarobki.