Rewolucja w dokumentacji pracowniczej. Jakie zmiany przyniesie nam 2019 r.?

Polska jest jedynym krajem w którym obowiązkowe przechowywanie teczek pracowniczych wynosi 50 lat. Jest to duże utrudnienie zarówno pod względem logistycznym jak i kosztu przechowywania dokumentów. W wielu europejskich krajach okres przechowywania wynosi 10 lat, są również kraje takie jak Dania gdzie okres przechowywania wynosi 5 lat czy Holandia gdzie nie ma żadnego obowiązku archiwizowania teczek pracowniczych.

Od nowego roku również w Polsce zacznie obowiązywać 10 letnie przechowywanie dokumentów pracowniczych licząc od dnia w którym ustał stosunek pracy. Warto jednak wiedzieć, że dotyczy to tylko pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Polskie prawo nie działa wstecz dlatego dokumentacja wszystkich pracowników zatrudnionych wcześniej będzie nadal przechowywana przez 50 lat. Przedsiębiorstwa, które założyły swoją działalność po 1998 r. będą miały możliwość skrócenia  okresu przechowywania do 10 lat po złożeniu w ZUS odpowiedniego raportu informacyjnego. Według nowych przepisów pracodawca, razem ze świadectwem pracy, będzie musiał przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odebrania i zniszczenia. Akta pracownika po okresie przechowywania może dobrowolnie odebrać pracownik, którego akta dotyczą. Jeżeli pracownik ich nie odbierze będą one zniszczone.

Akta osobowe do tej pory przechowywane są w 3 częściach i obejmują:

• w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
• w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

 

Od 1 stycznia 2019 r. zmiana obejmie również sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej. Akta osoba pracownika będą składać z 4 części. Część C z dokumentami związanymi z ustaniem zatrudnienia znajdzie się w nowej części D. Natomiast w części C akt osobowych zostaną włączone dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary (po upływie określonego czasu). Wyodrębnienie tej części akt uzasadnione jest obowiązkiem usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomień o ukaraniu, w przypadkach określonych w art. 113 Kodeksu pracy lub wynikających z odrębnych przepisów.

Od nowego roku pracodawca będzie mógł również przechowywać dokumentacje kadrową i płacową w postaci elektronicznej. Firmy będą mogły korzystać z tego ułatwienia, jeżeli dostarczą do ZUS informacje dotyczące wyliczenia świadczeń emerytalnych i rentowych każdego pracownika.

Nowa ustawa pozwoli przedsiębiorstwom unowocześnić procesy zarządzania dokumentami, obniży koszty archiwizacji oraz pozwoli na szybki dostęp do wybranych dokumentów w wersji elektronicznej. E-teczki chodź nie od razu z pewnością bardzo szybko całkowicie wyeliminują papierowe przechowywaniem dokumentów.