Kontrola przedsiębiorców a pandemia (Państwowa Inspekcja Pracy)

Sytuacja związana z koronawirusem nadal wpływa na działalność wielu przedsiębiorców. Mimo że większość z nas zdążyła się już przyzwyczaić do nowej rzeczywistości, osoby prowadzące własną działalności nieustannie muszą nadzorować nowe restrykcje czy wymogi wynikające z obostrzeń. Ze względu na to, że organy kontroli również muszą realizować swoje funkcje w zakresie egzekwowania prawa, przedsiębiorcy muszą być przygotowani na ewentualne kontrole. Jak wygląda kontrola przedsiębiorców ze strony Państwowej Inspekcji Pracy w czasie, gdy pandemia nadal trwa?

Odpowiadamy poniżej.

Zapraszamy do lektury.

Co może być przedmiotem kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy (dalej: PIP) sprawdza, czy przedsiębiorca przestrzega przepisów z zakresu prawa pracy. Podczas kontroli szczególny nacisk zwykle kładziony jest na kwestie związane z legalnością zatrudnienia, dlatego większość przedsiębiorców sądzi, że jeśli nie zatrudniają oni pracowników, kontrola tego organu ich nie dotyczy. Nic bardziej mylnego. Kontrola ze strony PIP dotyczy także osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Co może być zatem przedmiotem kontroli ze strony PIP?

Nadrzędnym zadaniem PIP jest sprawowanie nadzoru i kontroli w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy, a w szczególności przepisów i zasad dotyczących:

• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• stosunku pracy,
• wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy,
• czasu pracy,
• urlopów,
• uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem,
• zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych,
• legalności zatrudnienia.

Ponadto do zadań PIP należy:

• podejmowanie działań polegających na zapobieganiu i ograniczaniu zagrożeń w środowisku pracy,
• współdziałanie z organami ochrony środowiska w zakresie kontroli przestrzegania przez pracodawców przepisów o przeciwdziałaniu zagrożeniom dla środowiska,
• kontrola ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika określonych w Kodeksie pracy.

Kontrola przedsiębiorców a pandemia

Obecnie, ze względu na sytuację pandemiczną, organy PIP mogą przeprowadzać postępowania kontrolne w sposób zdalny. Jest to możliwe, gdy przemawiają za tym dwie następujące przesłanki:

• forma zdalna kontroli usprawni proces przeprowadzenia kontroli,
• przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Jednak, co najważniejsze, przeprowadzenie kontroli ze strony PIP w formie zdalnej jest możliwe jedynie za zgodą przedsiębiorcy.

Wyróżnia się dwie formy przeprowadzania kontroli w tym trybie, a mianowicie:

• kontrole zdalne – realizowane w całości za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej,
• kontrole hybrydowe – w toku których niektóre czynności kontrolne prowadzone są na powyższych zasadach kontroli zdalnych, a pozostała część czynności kontrolnych wykonywana jest w sposób bezpośredni, tradycyjny. Oznacza to, że część koniecznych czynności kontrolnych organ może przeprowadzić w:
  • siedzibie podmiotu kontrolowanego,
  • miejscu wykonywania zadań podmiotu,
  • miejscu przechowywania dokumentacji finansowej i kadrowej,
  • siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy przedsiębiorca może nie wyrazić zgody na przeprowadzenie kontroli w formie zdalnej? 

W momencie gdy jako przedsiębiorca nie wyrażamy zgody na wykonanie czynności kontrolnych w sposób zdalny, inspektor PIP ma prawo przeprowadzić kontrolę w siedzibie naszej firmy oraz w innych miejscach wykonywania zadań przedsiębiorstwa lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych, a poszczególne czynności kontrolne może wykonywać w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy.

Niewyrażenie zgody na kontrolę w formie zdalnej nie uchroni nas zatem przed widmem kontroli. Wręcz przeciwnie – spowoduje, że będziemy musili się z nią zmierzyć w sposób tradycyjny, bezpośredni.

Kontrola przedsiębiorców a pandemia – przebieg kontroli zdalnej ze strony PIP

1. Po pierwsze, PIP powinien powiadomić nas o zamiarze wszczęcia kontroli w naszym przedsiębiorstwie za pośrednictwem operatora pocztowego, platformy ePUAP lub osobiście. Jednocześnie, wraz z pisemnym upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli, powinniśmy otrzymać pismo wraz z pouczeniem dotyczącym wyrażenia zgody na przeprowadzenie kontroli w sposób zdalny.
2. Następnie, po wyrażeniu zgody na przeprowadzenie kontroli w formie zdalnej, inspektor PIP może przeprowadzić kontrolę zdalną lub poszczególne czynności w ramach tzw. postępowania hybrydowego z wykorzystaniem:
   • platformy usług administracji publicznej ePUAP,
   • służbowej poczty elektronicznej,
   • rozmowy telefonicznej ze służbowego telefonu,
   • wideorozmowy telefonicznej ze służbowego smartfona,
   • wideokonferencji poprzez komunikator internetowy, np. Skype (inspektor pracy przesyła link do spotkania służbową pocztą elektroniczną),
   • innych narzędzi lub systemów teleinformatycznych.

Uwaga!

Jeszcze przed samym wszczęciem kontroli inspektor PIP powinien skontaktować się z nami i przedstawić zasady prowadzenia czynności kontrolnych zdalnych, uwzględniając nasze możliwości techniczne.