Jak zmienić biuro rachunkowe

Jak zmienić biuro rachunkowe?

Obsługa księgowa prowadzona przez biuro rachunkowe to usługa, z której korzysta wielu przedsiębiorców. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy jesteśmy zmuszeni do zmiany biura rachunkowego, z którym współpracujemy. Nieprawidłowości w rozliczeniach, utrudniona komunikacja z pracownikami biura czy jego zamknięcie mogą wymusić na nas przeniesienie księgowości do innej firmy. Jak najprościej zmienić biuro rachunkowe i o czym warto pamiętać?

Kiedy warto dokonać zmiany biura rachunkowego?

Zmiana biura rachunkowego jest procesem stosunkowo prostym, dlatego warto pomyśleć o niej zawsze wtedy, gdy nie jesteśmy w pełni zadowoleni z obsługującej nas firmy. Konkurencja na rynku jest na tyle duża, że z łatwością znajdziemy inne biuro, któremu powierzymy naszą księgowość na dogodnych warunkach. Powodem zmiany biura rachunkowego zazwyczaj jest atrakcyjniejsza cena u konkurencji, zakres oferty oraz ogólne podejście do klienta. Przy przenoszeniu księgowości w inne miejsce warto również zwrócić na wykwalifikowanie pracowników biura oraz możliwość elektronicznej wysyłki dokumentów do rozliczenia.

Od czego rozpocząć zmianę biura?

Pierwszym, a zarazem jednym z najważniejszych kroków, jakie musimy podjąć przed zmianą księgowego jest zakończenie umowy w starym biurze. To właśnie od jej treści będzie zależeć okres wypowiedzenia. W większości przypadków zakończenie umowy z dnia na dzień nie jest możliwe, dlatego warto przemyśleć podjęcie tego kroku odpowiednio wcześniej. Kolejnym krokiem jest odebranie od starego biura dokumentacji księgowej firmy i przekazanie jej  do nowego biura rachunkowego. Kompletna dokumentacja powinna obejmować:

• księgi podatkowe (np. KPiR),
• rejestry VAT,
• ewidencje wymagane przez prawo,
• deklaracje rozliczeniowe ZUS,
• deklaracje podatkowe,
• dokumentację związaną z kadrami i płacami,
• dokumenty kosztowe (np. faktury, rachunki, potwierdzenia zapłaty).

Co należy zrobić w następnej kolejności?

Po zakończeniu umowy z biurem rachunkowym musimy wybrać nowy podmiot, które będzie prowadził nasza księgowość i podpisać z nim umowę. Kolejno musimy dostarczyć do niego całą dokumentację odebraną ze starego biura. Jeżeli jesteśmy osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, zmiana podmiotu wykonującego rozliczenia wymaga aktualizacji wpisu w CEIDG. Można złożyć go osobiście w urzędzie miasta lub gminy bądź przez internet. Zmiany najłatwiej dokonać jest z poziomu serwisu internetowego CEIDG i podpisać go profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym. Aby dokonać zmiany należy zaktualizować punkt 21 wniosku, który dotyczy danych podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy. W tym celu w odpowiednich rubrykach musimy wpisać firmę oraz NIP nowego biura rachunkowego.

Co w przypadku innych rodzajów działalności

Osoby, które nie posiadają wpisu do CEIDG a korzystają z usług biura rachunkowego, np. rolnicy lub osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej powinny dokonać stosowanego zgłoszenia bezpośrednio w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-7. Inni podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi, np. spółki cywilne, powinni zgłosić nowe biuro za pomocą formularza NIP-2 (pozycja B8). Z kolei podmioty podlegające wpisowi do KRS są zobowiązane do poinformowania o zmianie biura rachunkowego poprzez złożenie druku NIP-8 wraz ze zaktualizowaną pozycją B5.