Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa. Obowiązek składania rocznych informacji dotyczy przedsiębiorstw, które ze względu na wybraną formę prowadzenia działalności gospodarczej zobowiązały się do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Prawo przewiduje przypadki, w których ze względu na wysokość przychodów lub status prawny, firmy mają obowiązek ich prowadzenia, a również przypadki gdy wybór ten jest dobrowolny. Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego może więc ciążyć zarówno na spółce kapitałowej, spółce osobowej, jak również na osobie fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Z końcem roku, zwłaszcza przedsiębiorcy, którzy niedawno rozpoczęli działalność zadają sobie pytanie: jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

W dzisiejszym artykule odpowiemy na pytania:

• co zawiera sprawozdanie finansowe?
• kto odpowiada za jego sporządzenie?
• jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
• jak przygotować e-sprawozdanie finansowe?

Co zawiera sprawozdanie finansowe?

Jak wspomnieliśmy na wstępie, sprawozdanie finansowe jest dokumentem zawierającym podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Kluczowym jest określenie w nim dnia bilansowego. Będzie nim dzień, w którym sporządza się sprawozdanie. Najczęściej będzie to 31 grudnia, jeśli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w języku polskim oraz polskiej walucie oraz składa się z:

• bilansu,
• rachunku zysków i strat,
• zestawienia zmian w kapitale (jeśli w ciągu danego roku obrotowego zmieniły się stany funduszy własnych – należy wykazać informacje o ich zwiększeniu i wykorzystaniu oraz stanie na koniec roku obrotowego. Dotyczy w szczególności banków oraz zakładów ubezpieczeń),
• rachunek przepływów pieniężnych (nie dotyczy mikroprzedsiębiorstw),
• informacji dodatkowej (określenie przyjętych zmian w stosunku do roku ubiegłego, polityki rachunkowości).

Do sprawozdania finansowego dodatkowo powinieneś dołączyć:

• uchwałę zatwierdzającą dokumenty sprawozdania finansowego,
• sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane – dotyczy m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych),
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• opinie/sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Kto odpowiada za sporządzenie sprawozdania?

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego należy do obowiązków kierowników jednostki. Brzmi bardzo ogólnie, w praktyce jednak najczęściej są nimi:

• członkowie zarządu spółki kapitałowej,
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce cywilnej, jawnej oraz partnerskiej,
• komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej oraz komandytowo-akcyjnej,
• likwidatorzy, syndyk lub zarządca w postępowaniu upadłościowym,
• członkowie organów zarządzających innych jednostek (np. jeśli zlecasz prowadzenie swoich ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu).

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Co do zasady, termin na sporządzenie sprawozdania finansowego wynosi 3 miesiące od dnia bilansowego. Powszechną praktyką przedsiębiorców jest pokrywanie się roku obrotowego z kalendarzowym. Wówczas termin ten upływa 31 marca. Jeśli sprawozdanie zostanie już sporządzone, musi zostać zatwierdzone przez odpowiednie organy w firmie, np. walne zgromadzenie wspólników, wszystkich wspólników lub właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej.

W praktyce bardzo problematyczna pozostaje kwestia daty sporządzenia sprawozdania finansowego. Zwłaszcza, gdy termin dobiega końca, a musimy zmieścić się w terminie. Bardzo rzadko zdarza się tak, że w dniu sporządzenia sprawozdania zostanie ono podpisane przez wymagane osoby. Zatem jaką datę należy przyjąć za datę sporządzania sprawozdania finansowego?

Przykład

Sprawozdanie finansowe spółki zostało podpisane przez głównego księgowego w dniu 26 marca 2019 r. Wiceprezes podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 27 marca 2019 r. Prezes Zarządu (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał sprawozdanie finansowe spółki w dniu 29 marca 2019 r. Zgodnie z powyższymi danymi sprawozdanie finansowe spółki zostało sporządzone na dzień 26 marca 2019 r.

Reasumując, za datę sporządzenia sprawozdania finansowego przyjmujemy datę jego faktycznego sporządzenia, nawet jeśli podpisano je przez wymagane organy później, jednak w granicach wymaganego terminu.

Po podpisaniu sprawozdania finansowego, przychodzi moment na jego zatwierdzenie. Należy tego dokonać w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Na czym polega owe zatwierdzenie? Organ zatwierdzający (np. wspólnicy spółki) powinien podjąć stosowną uchwałę o tym, że uznaje sprawozdanie finansowe za rzetelne i jasno przedstawiające sytuację majątkową firmy.

E-sprawozdanie finansowe

Sprawozdania finansowe oraz towarzyszące mu dokumenty sporządzone po 1 października 2018 roku należy sporządzić oraz złożyć w postaci elektronicznej, wraz z opatrzeniem kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy) i kierownika jednostki (np. cały zarząd).

Sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego zgłasza i przesyła w systemie e-KRS, w imieniu jednostki:

• kierownik jednostki (gdy firma kierowana jest przez wieloosobowy zarząd, zgłoszenia sprawozdania do KRS dokonuje co najmniej jedna osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu),
• zawodowy pełnomocnik (adwokat, radca prawny),
• prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Sprawozdanie finansowe wraz z wszystkimi jego elementami powinno być wytworzone jako jeden plik XML. Plik ten powinien być dodatkowo zgodny ze schematem XSD opisującym strukturę danych w sprawozdaniu. Należy pamiętać, że plik wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie zostanie przyjęty przez system.

Sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego

Zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości, za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi kara grzywny lub kara ograniczenia wolności. Spółki, które nie złożą sprawozdania finansowego w wyznaczonym terminie, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający).

Podsumowanie

Składanie sprawozdań finansowych w formie elektronicznej okazało się rewolucją w stosunku do dotychczasowego dokonywania tego w formie papierowej. W związku ze zmianami, na przedsiębiorcach ciąży obowiązek dopilnowania, że pliki oraz wszystkie dokumenty spełniają wymogi nałożone przez Ministerstwo Finansów. Mimo sceptycznego podejścia wielu przedsiębiorców, zmiany mogą w praktyce wyjść im na dobre. Internetowy system do składania sprawozdań jest darmowy oraz umożliwia bezpłatne wywiązanie się z tego obowiązku.