Jak założyć firmę transportową w formie spółki z o. o.?

Wiele osób zastanawia się jak założyć firmę transportową, która ma działać jako spółka z o. o. Proces ten jest złożony i wymaga dopełnienia wielu kwestii formalnych. W dzisiejszym artykule opiszemy, krok po kroku, jak założyć firmę transportową, odpowiadając m.in. na następujące pytania:

• jak założyć spółkę z o. o.?
• czy warto założyć spółkę z o. o. przez Internet?
• w jaki sposób uzyskać licencję na przewóz rzeczy?
• czym jest certyfikat kompetencji zawodowych?
• w jaki sposób zatrudniać kierowców i jakie dodatkowe obowiązki w tym zakresie ma pracodawca?

Założenie spółki z o. o. – krok po kroku

Założenie spółki z o. o. możliwe jest w dwóch trybach:

• tradycyjnym – „papierowym”, czyli w formie aktu notarialnego, a także
• elektronicznym (za pośrednictwem portalu S24).

Rejestracja spółki z o. o. za pośrednictwem portalu S24

Rejestracja przez Internet przeznaczona jest dla prostych spółek, najczęściej jednoosobowych (choć nie zawsze), które nie potrzebują w umowie spółki niestandardowych postanowień. Forma ta jest uproszczona, szybsza i wiąże się z mniejszymi kosztami. Musisz jedynie posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany na platformie ePUAP. Te wymagania dotyczą również pozostałych wspólników spółki. Formularz w systemie S24 krok po kroku, przeprowadzi Cię przez proces tworzenia spółki. Koszty sądowe w tym przypadku wynoszą 250 zł + 100 zł za publikację wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Po złożeniu elektronicznie wymaganych dokumentów, spółka zostanie zarejestrowana w ciągu 7 dni.

Założenie spółki z o. o. w sposób tradycyjny

Najczęściej jednak firma transportowa w formie spółki z o. o. zakładana jest w formie tradycyjnej. W tym celu należy podjąć następujące kroki:

1/ Podpisać umowę spółki lub akt założycielski (jeżeli spółka ma być jednoosobowa) – dokumenty te muszą zostać sporządzone w formie aktu notarialnego.

Umowa spółki powinna zawierać:

1. nazwę (firmę) spółki, a także adres jej siedziby,
2. przedmiot działalności spółki wg Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – usługi transportowe znajdują się w sekcji H, w działach 49-51,
3. wysokość kapitału zakładowego,
4. informację o udziałach (czy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział, jaka jest liczba i wartość nominalna udziałów należących do każdego wspólnika),
5. czas trwania spółki – jeżeli jest z góry określony.

Powyższe elementy muszą obligatoryjnie znaleźć się w umowie spółki. Część przedsiębiorców decyduje się jednak dodać dodatkowe regulacje dotyczące, np.:

• sposobu podwyższania i obniżania kapitału zakładowego,
• zbycia udziałów,
• kapitałów rezerwowych i zapasowych,
• powołania zarządu spółki.

Umowę spółki można dowolnie zmieniać. Pamiętać jednak należy, że każda jej modyfikacja wiąże się z dodatkowymi opłatami (notarialnymi i sądowymi). Warto zatem przed podpisaniem umowy, dokładnie przemyśleć jej treść.

2/ Wnieść wkłady na pokrycie kapitału zakładowego

Po podpisaniu umowy spółki, każdy ze wspólników musi wnieść wkłady na pokrycie kapitału zakładowego. Mogą być pieniężne lub niepieniężne (tzw. aporty).

3/ Uzyskać wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym

Kolejnym krokiem jest złożenie wniosku o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wniosek należy opłacić (500 zł opłata sądowa + 100 zł publikacja wpisu w MSiG).

4/ Założyć rachunek bankowy spółki

Oprócz założenia rachunku bankowego, warto od razu podpisać umowę z firmą, która będzie prowadziła księgowość Twojej spółki transportowej. Informacje o koncie bankowym oraz podmiocie świadczącym usługi księgowe należy przekazać do Urzędu Skarbowego na formularzu NIP-2.

Po wykonaniu tych czynności, możesz przejść do kolejnego etapu, czyli uzyskania licencji na wykonywania zawodu przewoźnika drogowego.

Uzyskanie licencji na przewóz rzeczy

Zanim przejdziemy do odpowiedzi na pytanie: jak założyć firmę transportową, należy zaznaczyć, że przede wszystkim jej właściciele muszą spełniać określone wymagania. Nie mogą być prawomocnie skazani za umyślne przestępstwo:

• karno-skarbowe lub
• przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów, ochronie środowiska.

Nie mogą również być objęci zakazem wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego. Jeżeli spełniasz te warunki, zapoznaj się z poniższymi krokami dotyczącymi tego, jak założyć firmę transportową. Są one następujące:

1/ Uzyskanie certyfikatu kompetencji zawodowych.

Jest to dokument potwierdzający kwalifikację i niezbędną wiedzę do podjęcia oraz wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego. Przedmiotowym certyfikatem musi legitymować się przynajmniej jedna osoba zarządzająca spółką transportową. Można go uzyskać w Instytucie Transportu Samochodowego, po pomyślnym zdaniu egzaminu. Szczegółowe informacje o procedurze egzaminacyjnej znajdziesz na stronie ITS.

2/ Uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.

Takie zezwolenie możesz otrzymać jako przedsiębiorca, jeżeli:

• posiadasz rzeczywistą i stałą siedzibę w jednym z państw członkowskich UE (musisz posiadać co najmniej jeden pojazd i bazę eksploatacyjną, czyli miejsce odpowiednio wyposażone do prowadzenia firmy transportowej),
• cieszysz się dobrą reputacją (czyli nie zostałeś skazany z ww. przestępstwa),
• posiadasz odpowiednią zdolność finansową (musisz posiadać zabezpieczenie finansowe wynoszące 9000 euro na pierwszy pojazd oraz 5000 euro na każdy kolejny, udokumentowane rocznym sprawozdaniem finansowym, ewentualnie gwarancją bankową lub ubezpieczeniem,
• posiadasz wymagane kompetencje zawodowe.

Wniosek o wydanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (LR1) składa się we właściwym starostwie. Podlega on opłacie w kwocie 1000 zł. Do wniosku należy dołączyć m.in.:

1. Certyfikat kompetencji zawodowych.
2. Dokumenty potwierdzające posiadanie odpowiedniej zdolności finansowej.
3. Zaświadczenie o niekaralności.
4. Oświadczenie dotyczące posiadanej bazy eksploatacyjnej.

Jeżeli chcesz założyć firmę transportową, która będzie mogła wykonywać międzynarodowy przewóz drogowy, musisz pamiętać o dodatkowych opłatach:

• licencja międzynarodowa do 5 lat – 4000 zł + 440 zł za każdy wypis licencji.
• od 5 do 10 lat – 8000 zł + 880 zł za każdy wypis licencji.

Po uzyskaniu zezwolenia należy złożyć do urzędu wykaz posiadanych pojazdów zawierający następujące informacje:

• markę, typ;
• rodzaj/przeznaczenie;
• numer rejestracyjny;
• numer VIN;
• wskazanie tytułu prawnego do dysponowania pojazdem (własność/najem itp.)

Jak założyć firmę transportową – zatrudnienie kierowców

Kolejnym krokiem jest konieczność zatrudnienia kierowców. Najczęściej firmy transportowe podpisują z kierowcami umowę o pracę (możliwe jest również rozliczenie B2B – gdy kierowca prowadzi działalność gospodarczą i jest Twoim podwykonawcą oraz umowa zlecenie – stosowana jednakże bardzo rzadko).

Wymagania dotyczące pracowników-kierowców

Skupimy się zatem na warunkach, które musi spełnić kierowca, aby został zatrudniony w firmie transportowej na podstawie umowy o pracę.

Przede wszystkim kierowca musi posiadać aktualne prawo jazdy. Przed przystąpieniem do pracy musisz skierować go na badania lekarskie dla kierowców wraz z testami psychologicznymi. W skierowaniu podaj, jakiej kategorii pojazdami pracownik będzie kierował.

Osoba chcąca pracować jako zawodowy kierowca ma obowiązek pozytywnie ukończyć kurs kwalifikacji wstępnej (organizowany przez szkoły nauki jazdy). Takie szkolenia należy powtarzać obecnie co 5 lat, chyba, że kierowca ma ponad 60 lat – wtedy co 30 miesięcy.

Twoi pracownicy-kierowcy muszą również dysponować zaświadczeniem o niekaralności w zakresie przestępstw dot. transportu.

Dodatkowo kierowca, który będzie prowadził pojazd ciężarowy z zainstalowanym tachografem, zobligowany jest do posiadania ważnej karty kierowcy. Jest ona wydawana na jego wniosek.

Inne obowiązki związane z zatrudnieniem

Zatrudnienie kierowcy skutkuje koniecznością założenia i prowadzenia jego teczki osobowej. Dodatkowo jesteś zobowiązany skierować kierowcę na szkolenie wstępne BHP, a także poinformować go o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą oraz przedłożyć mu kartę oceny ryzyka zawodowego stosowną dla zajmowanego stanowiska. Pracownik musi oświadczyć, że zapoznał się z tymi informacjami.

Ponadto musisz poinformować swoich pracowników o obowiązujących ich przepisach z zakresu czasu pracy. Od kierowcy należy również odebrać pisemne oświadczenie o tym:

• czy jest zatrudniony u innego pracodawcy,
• o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu.

Kolejną kwestią jest konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców w formie:

• zapisów na wykresówkach,
• wydruków / plików z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• innych dokumentów, które potwierdzają czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności.

Dodatkowe kwestie formalne związane z transportem międzynarodowym

W kontekście pytania, jak założyć firmę transportową, należy wspomnieć o jeszcze jednej kwestii. Być może słyszałeś już o zaświadczeniach A1, wydawanych przez ZUS. Dokument ten potwierdza, któremu ustawodawstwu podlega dana osoba (w tym przypadku Twój pracownik-kierowca) w zakresie zabezpieczenia społecznego w okresie pracy za granicą, a także gdzie są opłacane jej składki.

Jeżeli zatem Twoi kierowcy będą jeździć po Unii Europejskiej (w szczególności chodzi o Niemcy, Francję, Włochy oraz Austrię), a nie tylko w naszym kraju, musisz złożyć wniosek o wydanie dla nich zaświadczeń A1. Dzięki temu, władze ww. krajów będą wiedziały, że składki na ubezpieczenia społeczne Twoich pracowników są opłacane w Polsce.

Jak założyć firmę transportową w formie spółki z o. o. – podsumowanie

Jak widzisz, założenie firmy transportowej, która ma działać w formie spółki z o. o. wiąże się z licznymi formalnościami. Wymagane jest również spore zabezpieczenie finansowe, a dodatkowo dochodzą liczne koszty. Z pewnością ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie tylu obostrzeń przy zakładaniu spółki transportowej z uwagi na kluczową rolę transportu w gospodarce krajowej.