Jak założyć firmę spedycyjną?

Firma spedycyjna to działalność, która dobrze prowadzona może przynieść ogromne zyski. Aby tak się stało, należy nie tylko wykazać się dobrym zrozumieniem biznesu i zmysłem przedsiębiorczości, ale również (a może przede wszystkim) dopełnić wielu formalności. W tym artykule dowiesz się, jak założyć firmę spedycyjną, a także w jakich formach prawnych może działać.

CEIDG czy KRS – jak założyć firmę spedycyjną?

Forma działalności determinuje adresata Twojego wniosku o rejestrację firmy. Możesz wybrać dowolny rodzaj działalności gospodarczej, za wyjątkiem spółki partnerskiej. Jeżeli rejestrujesz:

• Jednoosobową działalność gospodarczą – powinieneś złożyć wniosek do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wniosek o wpis jest zwolniony z opłaty. Podczas jego składania ważne jest poprawne wskazanie działalności prowadzonej przez firmę. Podstawowy numer PKD dla usług spedycyjnych to 52.29.C.
• Spółkę komandytową, komandytowo-akcyjną, jawną, akcyjną lub z o.o. – wniosek składasz w Krajowym Rejestrze Sądowym. Koszt związany ze złożeniem wniosku to 350 zł (250 zł – opłata sądowa, 100 zł – ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym).

Forma działalności a procedura rejestracji

W zależności od rodzaju i formy działalności, procedura rejestracji przedsiębiorstwa będzie inna:

• Spółka cywilna – powstaje na mocy umowy zawartej przez minimum dwie osoby fizyczne, które stają się wspólnikami i deklarują wspólne działanie. Spółka nie stanowi odrębnego podmiotu w obrocie gospodarczym. Wspólnicy podlegają wpisowi do CEIDG. Należy zgłosić się także do GUS i uzyskać nr REGON spółki oraz do Urzędu Skarbowego i uzyskać NIP.
• Jednoosobowa działalność gospodarcza – należy wypełnić formularz CEIDG-1 osobiście, pocztą lub przez Internet. Potrzebne jest uzyskanie numeru REGON oraz NIP-u oraz zgłoszenie się do ZUS-u.
• Spółka komandytowa – powstaje w momencie wpisu do KRS-u. Obecnie można zrobić to przez Internet, wykorzystując platformę e-KRS. Wpis wiąże się z opłatą 350 zł, a rejestracja trwa zwykle kilka dni.
• Spółka komandytowo-akcyjna – jest szczególnym rodzajem spółki, który łączy w sobie cechy spółek osobowych i kapitałowych. W celu jej utworzenia trzeba przyjąć statut, wnieść wkład, wpisać nową spółkę do KRS i uzyskać numer REGON.
• Spółka jawna – jej podstawą jest umowa zawarta między wspólnikami. Powinna zawierać informacje o nazwie firmy, jej siedzibie, wkładzie wspólników, określeniu przedmiotu działania oraz (jeżeli to możliwe) czasie trwania. Po tych formalnościach, spółkę trzeba zarejestrować w KRS.
• Spółka akcyjna – aby ją założyć należy sporządzić akt założycielski (umowę), a następnie przygotować statut spółki. Po wniesieniu kapitału, powołuje się organy. Wybrany zarząd zgłasza fakt zawiązania spółki do KRS.
• Spółka z o.o. – może być założona w formie aktu notarialnego lub przez Internet. Podczas rejestracji określamy wysokość udziałów i ich liczbę przypadającą każdemu ze wspólników. Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5 tys. zł.

Najlepsza forma prawna dla firmy spedycyjnej?

Bez analizy konkretnego, indywidualnego przypadku, trudno powiedzieć, która forma prawna jest najlepsza. Zastanawiając się, jak założyć firmę spedycyjną, musisz odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• jaka będzie skala działań mojej firmy?
• czy będę zaciągał duże zobowiązania?
• czy chcę odpowiadać własnym majątkiem za długi firmy?
• działam sam, czy ze wspólnikiem?
• czy będę w przyszłości pozyskiwał inwestorów?

Po szczegółowej analizie sytuacji, zazwyczaj łatwiej jest wybrać odpowiednią formę prawną dla firmy spedycyjnej. Najczęściej firma spedycyjna działa w formie spółki z o. o. Daje ona duże możliwości pod kątem rozwoju biznesu i ogranicza odpowiedzialność osób nią zarządzających.

VAT i ZUS w firmie spedycyjnej

Legalne prowadzenie działalności w zakresie spedycji wymaga dodatkowo:

• zgłoszenia się jako płatnik VAT (formularz VAT-R), a także
• zgłoszenia się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA).

Rejestracja w powyższych instytucjach jest darmowa i konieczna.

Odpowiedzialność cywilna spedytora

Każda firma spedycyjna musi wykupić ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej spedytora (OCS). Przeznaczone jest ono dla firm organizujących przewóz ładunków w Polsce oraz za granicą. Przedmiotem ubezpieczenia jest odpowiedzialność cywilna spedytora wobec zleceniodawców oraz osób trzecich za szkody powstałe przy wykonywaniu usług spedycyjnych. Standardowe OCS obejmuje m.in. następujące czynności:

• zawieranie umów o przewóz,
• przygotowanie dokumentów związanych z przewozem,
• załadunek i rozładunek,
• kontrola przesyłek,
• pakowanie towarów.

Podstawowa wersja ubezpieczenia jest jednak najczęściej niewystarczająca. Często umowy towarzystw ubezpieczeniowych zawierają regulacje stanowiące, że ochroną ubezpieczeniową nie jest objęta odpowiedzialność cywilna za szkody wyrządzone przez osoby działające na zlecenie spedytora, z jego upoważnienia lub w jego imieniu. Warto dobrze zorientować się na rynku ubezpieczeniowym, aby do swojej firmy wybrać kompleksowe OCS. Spedytor bardzo często wykonuje swoje umowy przez innych spedytorów albo przewoźników. Należy zadbać zatem o to, aby nienależyte wykonanie przez nich umów również było chronione przez wykupione OCS. W przeciwnym razie, spedytor z własnej kieszeni będzie musiał pokryć straty będące wynikiem działań podwykonawców.

Licencja i zabezpieczenie

Nie każdy może prowadzić firmę spedycyjną. W aktualnym stanie prawnym potrzebne są do tego dwie rzeczy:

• licencja wydana na podstawie certyfikatu kompetencji zawodowych oraz
• zabezpieczenie w kwocie 50 000 euro.

Certyfikat kompetencji zawodowych można otrzymać po zdaniu egzaminu, o którym mowa na stronie Instytutu Transportu Samochodowego. Co ważne, nie jest konieczne, by certyfikat posiadała osoba zarządzająca przedsiębiorstwem. Można również zatrudnić osobę posiadającą taki certyfikat. Następnie ona może wnioskować o wydanie licencji na wykonywanie usług spedycyjnych.

W tym celu należy zgłosić się do Urzędu Miasta lub Starostwa o wydanie licencji na pośrednictwo przy przewozie rzeczy.

Jeżeli chodzi zaś o zabezpieczenie (50 000 euro), można je poświadczyć:

• rocznym sprawozdaniem,
• środkami finansowymi w gotówce lub na rachunku bankowym,
• akcjami, udziałami lub innymi zbywalnymi papierami wartościowymi,
• poręczeniem bankowym,
• własnością nieruchomości,
• poświadczeniem finansowym wystawionym przez ubezpieczyciela.

Spedycja a transport

Część przedsiębiorców decyduje się połączyć usługi spedycyjne oraz transportowe. W tym celu należy otrzymać licencję na przewóz rzeczy, a także posiadać większe zabezpieczenie finansowe w zależności od liczby posiadanych pojazdów. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym poprzednim artykule: Jak założyć firmę transportową?

Podsumowanie – jak założyć firmę spedycyjną?

Założenie firmy spedycyjnej to zadanie, które niejednego już przerosło. Niezbędne jest posiadanie właściwych uprawnień i posiadanie sporego kapitału. Mamy nadzieję, że przedstawiony w artykule schemat, określający jak założyć firmę spedycyjną, pomoże Ci podczas rozpoczynania działalności jako spedytor.