Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?

Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa? – to pytanie zapewne zadaje sobie każdy przedsiębiorca. Nic dziwnego, w końcu każdemu zależy, by odpowiednio chronić określone informacje przed osobami nieuprawnionymi. Warto pomyśleć o tym i zadbać o ich ochronę odpowiednio wcześnie, by uniknąć nieprzyjemności i niepotrzebnego stresu. Są na to określone sposoby, o których dziś więcej dowiesz się z poniższego artykułu. Oprócz tytułowego pytania, poruszymy następujące zagadnienia:

• Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?
• Jakie informacje mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa?

Zapraszamy do lektury.

Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:

„Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”.

Jakie informacje mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa?

Aby daną informację można było nazwać tajemnicą przedsiębiorstwa, musi ona spełniać trzy warunki:

1. Być informacją techniczną, technologiczną, organizacyjną przedsiębiorstwa lub inną informacją posiadającą wartość gospodarczą.
2. Jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie może być powszechnie znana osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie może być łatwo dostępna dla takich osób.
3. Uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi (Ty jako przedsiębiorca) podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Pamiętaj!

Powyższe przesłanki należy spełnić łącznie.

Na pewno niejednokrotnie, pomimo wskazania powyższych trzech przesłanek, miałeś wątpliwości, czy jakaś informacja jest tajemnicą przedsiębiorstwa. Poniżej znajdziesz katalog przykładowych informacji, które można zaliczyć do tej grupy:

• listy klientów,
• wyniki prowadzonych badań,
• informacje o procesach technologicznych,
• plany rozwoju,
• prognozy i raporty.

Uwaga!

Tajemnicą przedsiębiorstwa nie będą informacje, wobec których przedsiębiorca nie podjął żadnych działań ochronnych.

Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?

Działania, które możesz podjąć, aby chronić tajemnicę swojego przedsiębiorstwa, to:

1. Zawarcie umowy o zachowaniu poufności (tzw. NDA) lub wpisanie do umowy klauzuli poufności – taką umowę powinieneś zawrzeć z każdą osobą, która ma dostęp do informacji mających znaczenie gospodarcze.
2. Poinformowanie drugiej strony o tym, że dana informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.
3. Zawarcie umowy o zakazie konkurencji.
4. Ustanowienie regulaminu wewnętrznego przedsiębiorstwa, w którym uregulowana zostanie kwestia tajemnicy przedsiębiorstwa.
5. Ustalenie odpowiednich procedur dostępu do ważnych informacji i danych.

Dodatkowe zabezpieczenie stanowią kary umowne, które możesz również uregulować w umowie.

Umowa o zachowaniu poufności

Tajemnica przedsiębiorstwa zakłada poufność. Musimy pamiętać o jej dwóch płaszczyznach: informacje nie są publicznie znane oraz podjęto działania, by tę poufność zachować. Jednym z takich działań jest właśnie zawieranie umów o zachowaniu poufności, czyli non-disclosure agreement (NDA). Taką umowę powinniśmy zawrzeć zawsze wtedy, gdy udostępniamy komuś wartościowe informacje dotyczące naszego przedsiębiorstwa.

Ważne, by zadbać o ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa również podczas negocjacji. Pamiętaj, by zawrzeć z potencjalnym kontrahentem umowę o zachowaniu poufności. Warto także umieścić w niej regulacje dotyczące kary umownej, by ułatwić sobie dochodzenie odszkodowania w przypadku nieuczciwego postępowania drugiej strony.

Dobrze skonstruowana umowa NDA powinna zawierać:

• dokładne określenie informacji, jakie są przetwarzane w przedsiębiorstwie i uważane za poufne,
• określenie sposobu, w jaki informacje poufne mają być chronione przez osoby zobowiązane do zachowania poufności,
• sprecyzowanie, jakie działania stanowią naruszenie poufności informacji,
• określenie czasu obowiązywania umowy (zobowiązanie do zachowania poufności trwa zarówno podczas obowiązywania np. umowy o pracę, jak i po jej ustaniu przez określony czas wskazany w umowie),
• konsekwencje naruszenia zobowiązania do poufności (np. kary umowne),
• określenie zasad postępowania z informacjami poufnymi po zakończeniu współpracy.

Jakie korzyści daje umowa o zachowaniu poufności? Przede wszystkim pokazuje, że przejawiliśmy wolę zachowania danej informacji jako poufnej. Jest również dowodem tego, że podjęliśmy działania w celu utrzymania informacji w poufności. Dodatkowo czyni dochodzenie odszkodowania łatwiejszym w przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Klauzula poufności

Klauzula poufności stanowi alternatywę dla wspomnianej powyżej umowy o zachowaniu poufności. Jest ona mniej rozbudowana niż NDA i nie występuje samodzielnie, a stanowi element innej umowy. Odnosi się do informacji, które są przekazywane w ramach wykonania tej konkretnej umowy. Co istotne, ze względu na to, że jest ona umieszczona w treści innej umowy, naruszenie klauzuli poufności stanowi jednocześnie naruszenie tej umowy.

Klauzulę poufności należy zastosować, gdy:

• przekazywane informacje są jednorodne lub należą do kilku kategorii i łatwo je zidentyfikować,
• strony łączy tylko jedna umowa.

Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa? – podsumowanie

Wiesz już, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa i jakie informacje można do niej zaliczyć. Mamy nadzieję, że ułatwi Ci to podjęcie działań w celu jej ochrony. Pamiętaj, że ich odpowiednie zabezpieczenie może przynieść Ci wiele korzyści i warto poświęcić temu zagadnieniu odrobinę czasu. Unikniesz dzięki temu problemów, które może spowodować brak uregulowania kwestii tajemnicy przedsiębiorstwa i zadbania o jej zabezpieczenie.