Elektroniczny wpis do KRS od lipca!

Wraz z początkiem lipca 2021 r. weszły w życie przepisy nowelizujące ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym. Co za tym idzie – od tego czasu każde postępowanie przed KRS będzie prowadzone wyłącznie drogą elektroniczną. Obowiązek ten dotyczy spółek prawa handlowego oraz innych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców. To spore zmiany, które planowano już od dłuższego czasu. Mają być przede wszystkim ułatwieniem dla firm oraz receptą na przyspieszenie procesu rozpatrywania wniosków przez sądy. W konsekwencji od lipca 2021 r. m.in. elektroniczny wpis do KRS stał się rzeczywistością. 

Na co powinni przygotować się przedsiębiorcy? Odpowiadamy w dzisiejszym artykule.

Zapraszamy do lektury.

Nowelizacja ustawy o KRS

Brak możliwości złożenia wniosku do KRS w formie papierowej to spora rewolucja w funkcjonowaniu wielu przedsiębiorców, jak i sądów. Tak jak wspominaliśmy we wstępie, na zmiany trzeba było trochę poczekać. Opóźnienia wyniknęły bowiem z tego, że wraz z przepisami wprowadzającymi elektroniczne postępowania przed KRS, do polskiego systemu prawnego wprowadzono nową formę prawną prowadzenia spółki kapitałowej. A mianowicie prostą spółkę akcyjną (PSA). Przygotowania do zmian okazały się być większym wyzwaniem niż się spodziewano, dlatego – zamiast 1 marca 2020 r. – elektroniczne postępowania i PSA weszły w życie dopiero 1 lipca 2021 r.

Elektroniczne postępowania przed KRS mają usprawnić całą procedurę rozpatrywania wniosków. Zmiany niosą za sobą także ułatwienia dla przedsiębiorców. Nie muszą oni wypełniać już dziesiątek pól w formularzach, ponieważ teraz uzupełniają się one automatycznie. Zminimalizuje to liczbę błędów w dokumentach i w efekcie – liczbę odrzucanych wniosków. Dodatkowo dokumentów nie trzeba już drukować i odpowiednio kompletować wraz z załącznikami.

Sądy natomiast nie muszą już przepisywać danych z jednego pisma do drugiego, wydawać papierowych orzeczeń i wysyłać ich w tradycyjny sposób. Zamiast tego decyzje są wydawane w postaci dokumentów elektronicznych podpisanych w sposób kwalifikowany oraz doręczanych na konta użytkownika w Portalu Rejestrów Sądowych. Przedsiębiorca w każdej chwili może sprawdzić, czy decyzja już zapadła i dowie się o tym znacznie szybciej.

Oczywiście poza postępowaniami prowadzonymi elektronicznie, zmiany dotyczą także samego wpisu do KRS, o czym poniżej.

Elektroniczny wpis do KRS od lipca 2021

Jedna z ważniejszych zmian dotyczy wprowadzenia do porządku prawnego obligatoryjnego wpisu do KRS w formie elektronicznej. Oznacza to, że od 1 lipca 2021 r. obowiązek ten jest nałożony m.in. na spółki osobowe, spółki kapitałowe oraz oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Forma elektroniczna dotyczy wszystkich możliwych wniosków – tych o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS, jak i o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Oto kilka najważniejszych informacji dotyczących tego, jak wygląda cały ten proces odbywający się przez Internet:

• Elektroniczny wniosek, np. o wpis lub jego zmianę do KRS, można złożyć za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.
• Pisma procesowe wnoszone przez ten system muszą być potwierdzone podpisem zaufanym e-PUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
• Wnioski do KRS i załączniki sąd rozpoznaje tylko wtedy, gdy podpisane są przez osobę reprezentującą spółkę (z PESEL-em wpisanym do KRS) lub profesjonalnego pełnomocnika.
• Jednym z załączników do wniosku była zazwyczaj opłata – w zależności od tego, jaki to był wniosek, wynosiła najczęściej ok. 350 zł. System ma wymuszać jej uiszczenie, podobnie jak to jest przy S24, gdzie bez opłaty nie można złożyć wniosku.
• Drogą elektroniczną sąd zawiadomi nas, że wydał postanowienie albo dostrzegł jakieś braki we wniosku. System wyśle e-mail o decyzji sądu (ale nie dot. postanowienia, trzeba będzie zalogować się do systemu). Uzupełnienie braków również następuje wyłącznie w formie on-line.

Natomiast elektroniczne postępowanie dotyczące podmiotów podlegających wpisowi jedynie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS będzie fakultatywne. Oznacza to, że podmioty te nadal będą miały możliwość wyboru: złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej.

A co, jeśli po 1 lipca 2021 r. wyślemy do KRS jakikolwiek wniosek w takiej formie, jak robiliśmy to dotychczas – papierowej?

Wysłanie wniosku do KRS w formie papierowej będzie skutkować po prostu jego zwrotem. Nie wywoła on zatem żadnych skutków prawnych.

Podsumowanie

Szacuje się, że od lipca ok. 85% wpisów do KRS będzie dokonywanych przez Internet. Miejmy nadzieję, że wprowadzone zmiany faktycznie przyspieszą i ułatwią postępowania przed sądem. Zanim wszyscy przyzwyczają się do nowej rzeczywistości, początki mogą być oczywiście trudne. Być może nie obędzie się bez jakiejś awarii systemu. Niemniej jednak sama koncepcja przeniesienia korespondencji pomiędzy spółką a KRS do Internetu jest dobrym pomysłem. Koniec z kopiowaniem dokumentów i kompletowaniem wniosków. Teraz wystarczy mieć podpis kwalifikowany lub ePUAP!