Przedsiębiorstwa funkcjonują w oparciu o obowiązujące przepisy zawarte w ustawach i rozporządzeniach, a także wedle wewnętrznych norm. Zbiorem regulacji określających prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników jest regulamin pracy. Czym jest regulamin pracy i co powinien zawierać? Dowiesz się z niniejszego artykułu.

Czym jest regulamin pracy?

Definicję regulaminu pracy znaleźć można w podstawowym akcie prawnym będącym zbiorem przepisów regulujących prawa i obowiązki objęte stosunkiem pracy – Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Zapoznając się z art. 104 pkt. 1 wspomnianej ustawy, można dowiedzieć się, że:

„Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników”.

Regulamin pracy stanowi źródło prawa pracy obowiązującego u danego pracodawcy. Głównym celem  tworzenia tego rodzaju dokumentów jest szczegółowe sprecyzowanie praw i obowiązków pracowników oraz pracodawcy w odniesieniu do potrzeb danego zakładu, przede wszystkim do charakteru oraz sposobu prowadzenia działalności. Tworząc regulamin pracy, musisz pamiętać, że jego treść nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy zawarte w Kodeksie pracy oraz w innych ustawach, rozporządzeniach i aktach regulujących tego typu kwestie.

Kiedy należy sporządzić regulamin pracy?

Zastanawiasz się, czy zatrudniając mniej niż 10 pracowników, jesteś zobowiązany stworzyć regulamin pracy w swojej firmie? Kodek pracy reguluje również i tę kwestię. Obowiązek stworzenia i wprowadzenia regulaminu pracy przez polskiego przedsiębiorcę przewidziany został w dwóch przypadkach, choć i tu nie obyło się bez wyjątków.

Pierwsza okoliczność obligująca przedsiębiorcę do wprowadzenia regulaminu pracy to liczba zatrudnionych w ilości co najmniej 50 osób. Do określonej przepisami liczby włącza się nie tylko pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, ale również osoby pracujące na ½ czy ¼ etatu. Warto mieć również na uwadze, że pomimo braku obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 50 pracowników, może on z własnej woli taki dokument sporządzić i opublikować.

Drugą sytuacją, w której na przedsiębiorcy ciąży przymus wprowadzenia regulaminu pracy jest wniosek o jego sporządzenie wystosowany przez zakładową organizację związkową. Wspomniana organizacja może wystąpić z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu pracy, jeśli w przedsiębiorstwie zatrudnione jest co najmniej 20 i mniej niż 50 osób. Pracodawca nie może wówczas odmówić sporządzenia i wprowadzenia wewnątrzzakładowego aktu regulującego stosunek pracy.

Wspomnianym na początku wyjątkiem zwalniającym pracodawcę z obowiązku stworzenia regulaminu pracy (w każdym przypadku), jest sytuacja, w której w przedsiębiorstwie funkcjonuje układ zbiorowy pracy regulujący również zagadnienia typowe dla regulaminu pracy.

Co powinien zawierać regulamin pracy?

Treść regulaminu pracy może być dowolnie kształtowana przez pracodawcę, jednak powinna zawierać określone przez ustawodawcę obowiązki. Zgodnie z art. 104¹ par. 1 Kodeksu pracy regulamin powinien ustalać w szczególności:

• organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy, a także po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w niezbędne narzędzia, materiały, odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
• systemy rozkładu czasu pracy i przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
• porę nocną,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykaz wszelkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przyjścia oraz obecności w pracy, a także sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponadto należy również pamiętać, że regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Za nieprzestrzeganie zapisów zawartych w regulaminie pracy pracodawca może zastosować w stosunku do pracownika karę upomnienia lub karę nagany. Jeśli osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie złamie zasady bezpieczeństw higieny pracy, przepisy przeciwpożarowe lub opuści pracę bez usprawiedliwienia, a także stawi się do pracy w stanie nietrzeźwości lub będzie spożywała alkohol w czasie pracy, pracodawca może nałożyć na nią karę pieniężną.

Od kiedy obowiązuje regulamin pracy?

Jeśli w przedsiębiorstwie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, obowiązkiem pracodawcy jest sporządzenie regulaminu pracy w porozumieniu ze wspomnianą organizacją. Postanowienia zawarte w treści regulaminu muszą zostać zaakceptowane zarówno przez pracodawcę, jak i organizację związkową. Gdy zakładowa organizacja związkowa sprzeciwia się wydaniu regulaminu – odmówi jego zawarcia oraz wspólnego uzgodnienia treści w ustalonym przez obie strony terminie, pracodawca sam ustala regulamin pracy. Jeśli dojdzie do porozumienia z organizacją zawodową, regulamin wydaje się, zaznaczając, iż jest on uzgodniony z organizacjami związkowymi. W sytuacji, w której w przedsiębiorstwie nie funkcjonuje zakładowa organizacja zawodowa, obowiązek sporządzenia regulaminu pracy spoczywa na pracodawcy.

Ustalony regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodniu od dnia podania go do wiadomości pracowników. Przed wejściem w życie zapisów regulaminu, pracodawca jest zobowiązany udostępnić jego treść pracownikom, tak aby każdy z nich miał możliwość zapoznać się z zawartymi w dokumencie regulacjami. Regulamin pracy może zostać przekazany pracownikom drogą mailową, wywieszony na ogólnodostępnej tablicy ogłoszeń, pozostawiony w miejscu ogólnodostępnym np. w dziale kadr lub przekazy bezpośrednio pracownikom w formie papierowej.

Dobrze sformułowany regulamin pracy jasno określa prawa i obowiązki zarówno pracodawcy, jak i pracowników i wraz z Kodeksem pracy stanowi podstawę rozstrzygania powstałych pomiędzy nimi sporów.