Дізнайтеся, як підготувати компанію до KSeF, навести лад у бухгалтерії, з фактурами, повноваженнями та документообігом.
Бухгалтерський облік у компанії – це не лише розрахунки з податками. Це також правильний обіг документів, фактур, контроль документів, терміни, доступ до систем та співпраця з бухгалтерською фірмою. З введенням обов’язкового KSeF підприємці повинні особливо подбати про те, хто виставляє рахунки, хто їх отримує та хто відповідає за їхню правильність.
Найбільша помилка компаній полягає в тому, що вони розглядають KSeF виключно як технічну зміну. На практиці це організаційна зміна, яка впливає на продажі, бухгалтерський облік, платежі та повсякденну роботу компанії.
Що таке KSeF?
KSeF – це Національна система електронних фактур, тобто система для виставлення та отримання структурованих фактур. Фактура більше не буде лише файлом у форматі PDF, надісланим електронною поштою. Документ функціонуватиме в системі, і компанія повинна мати доступ до його виставлення та отримання.
Тому підприємець повинен заздалегідь визначити, як будуть виглядати процеси виставлення рахунків і хто буде за них відповідати.
Що потрібно підготувати в компанії?
Перед впровадженням KSeF варто перевірити, чи має компанія впорядковані дані контрагентів, правильні номери NIP, актуальні дані в CEIDG або KRS, а також чіткий порядок передачі документів до бухгалтерії.
Також потрібно визначити повноваження. Одні особи можуть виставляти рахунки, інші отримувати їх, а треті передавати документи для розрахунків. Відсутність такого розподілу може спричинити хаос і затримки.
KSeF та співпраця з бухгалтерією
Бухгалтерська фірма має знати, які фактури були виставлені, які документи надійшли до системи та чи потребують вони відображення у фінансовій звітності. Підприємець повинен визначити, чи матиме бухгалтерія доступ до KSeF, хто надає повноваження та як будуть оброблятися коригування.
Важливо також, щоб співробітники знали, чи фактура була фактично виставлена, чи лише підготовлена. У KSeF момент виставлення документа має значення для подальших розрахунків.
Найчастіші помилки підприємців
До найпоширеніших проблем належать: відсутність процедури виставлення фактур, неактуальні дані про компанію, відсутність доступу для бухгалтерії, невизначені повноваження, помилкові дані контрагентів та відсутність контролю над коригуваннями.
Компанії часто відкладають підготовку до останньої хвилини, а потім змушені змінювати процеси вже під час поточних продажів.
KSeF передбачає упорядкування фактур, бухгалтерського обліку та документообігу. Варто підготувати компанію заздалегідь, щоб уникнути проблем із доступом, розрахунками та коригуваннями.
Exlibra може допомогти в упорядкуванні бухгалтерського обліку, впровадженні документообігу, підготовці компанії до KSeF та поточному обслуговуванні розрахунків.