Przejazd autostradą jako koszt uzyskania przychodu

Prowadzisz własną działalność gospodarczą i często dojeżdżasz do swojego klienta? A może, ze względu na swoją branżę, często musisz podróżować pomiędzy różnymi miastami? Nie zważając na przyczynę, dla której w ramach swojego przedsiębiorstwa musisz korzystać z płatnych dróg i autostrad, w dzisiejszym wpisie wyjaśnimy, kiedy opłatę za przejazd autostradą można potraktować jako koszt uzyskania przychodu. A tym samym obniżyć tym kosztem podstawę opodatkowania podatkiem VAT.

Zapraszamy do lektury.

Koszt uzyskania przychodu

Co do zasady, do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wszystkie te wydatki, których poniesienie w sposób pośredni bądź bezpośredni przyczyni się do uzyskania przychodu lub pozwoli zabezpieczyć źródło przychodu.

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Mówiąc zatem krócej i prościej, koszty uzyskania przychodu to wydatki jakie ponosimy, aby zarobić więcej. Przyjmuje się, że muszą one wykazywać związek przyczynowo–skutkowy z przychodami firmy. Oznacza to, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu, powinniśmy być w stanie udowodnić, że ponieśliśmy go w celu osiągnięcia zysku lub zabezpieczenia źródła dochodu. Przykładowo będzie to opłacenie biura, podróż służbowa czy utrzymanie służbowego samochodu. Wszystkie wymienione wydatki rzeczywiście przyczyniają się do generowania zysków, wpływają na pracę i rozwój firmy, można je więc jasno uzasadnić.

Przepisy nie wskazują jednoznacznie wydatków, które uznawane są za koszty uzyskania przychodów. W art. 23 ustawy o PIT wymieniają natomiast katalog wydatków, których nie można uznać za takie koszty. Wyliczenie to jest bardzo obszerne, dlatego niecelowym byłoby umieszczanie go tutaj w całości. Najważniejszymi z nich, których nie można uznać za koszt uzyskania przychodu, są wydatki na:

• nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
• odpisy amortyzacyjne przekraczające wartość 150 tys. zł w przypadku samochodów osobowych,
• reprezentację,
• spłatę rat pożyczek i kredytów (kosztem może być jedynie część odsetkowa raty pożyczki, jeżeli została faktycznie opłacona).

Opłaty za przejazd autostradą jako koszt uzyskania przychodu

Zacznijmy od tego, że tytułową opłatę za przejazd autostradą będziemy mogli zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu, w momencie gdy korzystaliśmy z niej w celu osiągnięcia zysku. Może być to sytuacja, w której musieliśmy dojechać do naszego kontrahenta. Na przykład z uwagi na to, że swoją siedzibę ma w innym, odległym mieście.

Wówczas możemy zaksięgować taki wydatek w Księdze Przychodów i Rozchodów firmy. Przy tej czynności nie zapominajmy o tym, że aby zaewidencjonować dany wydatek, musimy poprzeć go stosownym dowodem księgowym. Najczęściej jest to faktura, jednak może być to również paragon, jeśli posiada wszystkie niezbędne dane.

Zgodnie z art. 21 ustawy o PIT, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy. Z tym że, jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych (właściciel firmy).

Uwaga!

Na ten moment zapewne nic nie budzi wątpliwości. Patrząc jednak z praktycznego punktu widzenia, warto zwrócić uwagę na to, czy w punkcie poboru opłat otrzymaliśmy paragon fiskalny czy niefiskalny. Każdy z tych dokumentów (pod warunkiem spełnienia wyżej opisanych przesłanek) oczywiście będzie stanowić podstawę do uznania zawartych na nim wydatków za koszty uzyskania przychodu. Kwestia, na jaką chcemy zwrócić uwagę to fakt, że jedynie paragon fiskalny dokumentujący pobraną opłatę za przejazd autostradą może być podstawą do odliczenia zawartego na nim podatku VAT.

Podsumowanie

Najistotniejszą kwestią związaną z uwzględnieniem opłaty za przejazd autostradą w kosztach uzyskania przychodu jest konieczność udowodnienia związku wydatku z zyskami. Spoczywa ona oczywiście na przedsiębiorcy. Nieuzasadnione wprowadzenie wydatków do kosztów uzyskania przychodu pomniejsza podstawę opodatkowania i naliczony podatek. Skoro więc przedsiębiorca wpłaca podatek w zbyt niskiej kwocie, oznacza to, że rozlicza się nieprawidłowo. Jeżeli w przypadku kontroli podatkowej taki związek nie zostanie wykazany lub będzie dla organu kontrolującego wątpliwy, możemy ponieść poważne konsekwencje.