Najczęstsze wyzwania prawne dla nowych firm i jak je pokonać

1. Niewłaściwa forma prawna działalności

 

Wielu przedsiębiorców wybiera formę działalności „na szybko”, nie analizując skutków podatkowych, finansowych ani odpowiedzialności majątkowej.

• Problem: nieadekwatna forma działalności (np. JDG zamiast spółki z o.o.) może oznaczać większe ryzyko osobiste lub wyższe podatki.
• Rozwiązanie: skonsultuj się z doradcą prawnym lub księgowym przed rejestracją. Przemyśl, czy planujesz pozyskiwać inwestorów, działać samodzielnie czy zatrudniać zespół.
  

 

2. Brak regulaminów i umów

 

Nowe firmy często rozpoczynają współpracę „na słowo”, bez formalnych dokumentów.

• Problem: brak umowy = brak zabezpieczenia. W razie sporu trudno cokolwiek udowodnić.
• Rozwiązanie: przygotuj wzory umów (zlecenie, współpracy, NDA, regulaminy serwisów) dopasowane do profilu działalności. Warto skorzystać z pomocy prawnika, by uniknąć zapisów niezgodnych z prawem.

 

3. Nieprawidłowa ochrona danych osobowych (RODO)

 

RODO obowiązuje nawet jednoosobowe firmy, które zbierają dane klientów (np. przez formularz kontaktowy).

• Problem: brak polityki prywatności, nieprawidłowa zgoda na przetwarzanie danych.
• Rozwiązanie: wdrożenie podstawowych procedur RODO – polityka prywatności, klauzule informacyjne, zabezpieczenia danych. W razie kontroli brak dokumentów może oznaczać wysoką karę.

 

4. Problemy z prawami autorskimi i własnością intelektualną

 

Używanie zdjęć z internetu, logotypów czy nazw bez sprawdzenia ich źródła to częsty błąd.

• Problem: roszczenia z tytułu naruszenia praw autorskich, sporów o znak towarowy.
• Rozwiązanie: korzystaj z legalnych źródeł (np. licencjonowanych zdjęć), zarejestruj znak towarowy w Urzędzie Patentowym, jeśli zależy Ci na ochronie marki.

 

5. Nieznajomość obowiązków podatkowych i księgowych

 

Brak wiedzy o terminach, formach opodatkowania czy obowiązkach ewidencyjnych prowadzi do kar i zaległości.

• Problem: błędne rozliczenia, nieodprowadzony VAT, brak JPK.
• Rozwiązanie: nawiąż współpracę z biurem rachunkowym, które wesprze Cię w wyborze formy opodatkowania i poprowadzi księgowość zgodnie z przepisami.

 

6. Zatrudnianie bez umów i nieznajomość przepisów pracy

 

Zatrudnianie „na próbę” bez formalnej umowy to częsta praktyka – ale ryzykowna.

• Problem: roszczenia pracowników, kary od PIP, problemy z ZUS.
• Rozwiązanie: zawieraj umowy pisemne, korzystaj z pomocy kadrowca lub doradcy HR. Nawet umowy zlecenia czy B2B powinny być zabezpieczone odpowiednimi zapisami.

 

Podsumowanie

 

Nowe firmy najczęściej koncentrują się na sprzedaży, promocji i rozwoju – co jest naturalne. Ale pominięcie kwestii prawnych może kosztować więcej niż się wydaje.

Dobre przygotowanie prawne to nie biurokracja – to inwestycja w bezpieczeństwo i spokój.

Jeśli zakładasz firmę lub jesteś na początku drogi, warto skorzystać z pomocy specjalisty – prawnika, doradcy biznesowego lub biura rachunkowego, które ma doświadczenie we wspieraniu startujących przedsiębiorców.