Karta paliwowa – dlaczego warto ją mieć?

Prowadzenie działalności gospodarczej związanej z transportem niezaprzeczalnie wiąże się z ponoszeniem wydatków na paliwo. Dotychczas najczęściej stosowanym rozwiązaniem było zbieranie faktur, pilnowanie gotówki lub karty płatniczej przeznaczonej do płacenia za tankowanie. Obecne rozwiązania na rynku pozwalają jednak właścicielom firm transportowych spać spokojniej. Należy do nich karta paliwowa, która znacznie uprościła cały proces tankowania pojazdów.

W dzisiejszym artykule wyjaśnimy, czym charakteryzują się karty paliwowe oraz dlaczego warto skorzystać z tego rozwiązania, nawet prowadząc małą firmę.

Zapraszamy do lektury.

Karta paliwowa w praktyce

Jak można się łatwo domyślić, dzięki karcie paliwowej pracownicy danego przedsiębiorstwa mogą dokonywać transakcji bezgotówkowych w celu tankowania pojazdów służbowych. Jej działanie można porównać do karty płatniczej. Aby zapłacić za daną rzecz i skorzystać z karty, należy znać jej kod PIN. Wprowadzenie takiego rozwiązania to spore ułatwienie zarówno dla samego kierowcy, jak i jego pracodawcy. Z jednej strony pracownik nie musi martwić się o gotówkę, którą musi mieć zawsze przy sobie w razie konieczności zatankowania pojazdu ani pamiętać o konieczności wystawienia faktury za paliwo. Pracodawca zaś nie musi obawiać się o to, czy pracownik nie próbował go w jakiś sposób oszukać. Karta paliwowa pozwala mu bowiem kontrolować wszelkie wydatki.

Karta paliwowa zazwyczaj przypisywana jest nie do konkretnej osoby, ale do samochodu poprzez jego numer rejestracyjny. W momencie tankowania pracownik stacji benzynowej zobligowany jest do sprawdzenia, czy karta odpowiada właściwemu pojazdowi. To najpopularniejszy rodzaj kart paliwowych. Poza nimi dostępne są również karty paliwowe imienne czy na tzw. okaziciela. W takich przypadkach możemy tankować kilka pojazdów.

Karta paliwowa nie tylko na paliwo

Mimo że nazwa tego środka płatniczego przeznaczonego dla firm może wskazywać na to, że posłużyć nam może jedynie do zapłaty przy tankowaniu pojazdu, nie w każdym przypadku tak jest. Owszem, można nią płacić za tankowanie, ale często także za inne produkty dostępne na stacjach benzynowych. Przykładowo: olej do auta dostawczego, komplet nowych wycieraczek czy zapasowe żarówki. Nierzadko można nią regulować również opłaty za przejazdy na autostradach i mostach oraz przez tunele. W niektórych przypadkach karty paliwowe umożliwiają również zapłacenie za przeprawę promem, strzeżony parking, mycie samochodu lub jego serwisowanie. Wszystko jest zależne od tego, na jakiego wydawcę karty się zdecydujemy oraz jaki jej rodzaj okaże się dla nas najtrafniejszy. Można znaleźć również oferty, w których usługi te dostępne są również nie tylko w kraju, ale też za granicą.

Dlaczego warto ją mieć?

Bez kart paliwowych kierowcy dostarczają do firm dziesiątki, a nawet setki faktur kosztowych miesięcznie. Jeśli nadal wykorzystujesz to tradycyjne rozwiązanie, doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, o czym mówimy. Taka liczba dokumentów powoduje ogromne trudności w rozliczeniach – zajmują one mnóstwo czasu, a dodatkowo zawsze istnieje prawdopodobieństwo pomyłki. Dzięki karcie paliwowej firma otrzymuje od koncernu tylko jedną zbiorczą fakturę w miesiącu. Oznacza to więc mniej formalności, a także optymalizację kosztów, jeśli korzystamy z usług biura rachunkowego. Wiele biur oblicza bowiem należne im wynagrodzenie na podstawie liczby rozliczonych faktur. Zatem im więcej faktur, tym usługa jest droższa.

Poza kwestiami rachunkowymi, karta paliwowa przyczynić się może do zmniejszenia kosztów w firmie. Koszty tankowania, ze względu na ceny paliwa utrzymujące się na bardzo wysokim poziomie, wielu przedsiębiorców mogą przyprawiać o ból głowy. Jednak można mieć na to pośrednio jakiś wpływ. Bowiem firma, która zdecyduje się wyrobić dla swoich pojazdów karty paliwowe, w pewnym sensie wiąże się stałym stosunkiem z konkretnym dostawcą paliwa. W takim przypadku kierowcy tankują tylko na stacjach danego koncernu, który, z uwagi na tę lojalność, może im zaoferować (i prawie zawsze oferuje) nieco niższe ceny. Różnica w koszcie litra paliwa wynosi zaledwie 5-15 groszy, ale w skali całego miesiąca i całej floty jest to spora oszczędność. Zwykle wysokość zniżki jest zależna również od zakupionych litrów czy wydanej kwoty.

Dla kogo?

Karta paliwowa to idealne rozwiązanie dla tych przedsiębiorców, którzy posiadają przynajmniej kilka aut w swojej flocie. Może to dotyczyć niemal każdej branży, jednak najpopularniejszymi z nich, dla których korzystanie z tego rozwiązania daje większą wygodę i komfort, są przede wszystkim:

• firmy z flotami samochodów osobowych i dostawczych,
• firmy transportowe,
• korporacje taksówkarskie,
• firmy gastronomiczne świadczące usługi dowozu jedzenia,
• firmy kurierskie,
• korporacje specjalizujące się w przewozach osób,
• korporacje budowlane,
• przedsiębiorstwa handlowe i produkcyjne.

Podsumowanie

Dla firm zarządzających flotą i nie tylko, jedną z najważniejszych kwestii jest zarządzanie wydatkami na paliwo. To podstawowy produkt, który jest niezbędny do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dzięki karcie paliwowej możemy ułatwić swoim pracownikom pracę – poprzez szybkie tankowanie i brak obowiązku czekania na wystawienie faktury, a sobie brak obaw przed widmem nadużyć ze strony pracownika. Jego transakcje są zapisywane w elektronicznym systemie, a my sami możemy łatwo sprawdzić całą historię płatności.